Rabu, 19 November 2014
housekeeping
HouseKeeping Departement
Make Clean The Hotel
Housekeeping
GALLERY
Definisi Housekeeping DepartmentDalam bahasa inggris House berarti rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keepingmempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.Ruang lingkup tugas dan tanggung jawabBagian housekeeping harus bertanggung jawab atas ,kerapian , keteraturan, kelengkapan kebersihan, kenyamanan seluruh ruangan-ruangan yang ada di dalam atau pun area hotel. Meliputi :1. Guest room2. corridor3. restaurant and banquet4. Office room5. Rest room6. Locker7. Park and garden8. Swimming pool9. Parking areaTugas Housekeeping Deparment1. Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.2. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.3. Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.4. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.5. Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor6. Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.Sasaran Housekeeping1. Kebersihan.Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.2. Kerapian.Kerapian mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.3. Kelengkapan.Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua kelengkapan kamar sesuai dengan standardnya sehingga pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.4. Fasilitas.Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan tidak menggangu kegiatan-kegiatan merekaDalam operasional hotel, hal-hal mengenai kebersihan dilakukan dan dilaksanakan oleh departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atauExecutive Housekeeper. Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung jawab area yang sangat besar, maka wajar kalau housekeeping mempunyai jumlah karyawan lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, pelaksanaan pemeliharan dan pembersihan area hotel diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut :1. Public AreaSeksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room, garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.2. Room sectionseksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.3. Laundryseksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.4. Linen dan Uniformseksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.5. Floristseksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.6. Health & recreational bertanggung jawab atas pelayanan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan hotel untuk tamu, meliputi, spa and massage, fitness, golf, pool dan yang lainnya.Formulir yang Digunakan pada HousekeepingJenis-jenis formulir yang dipergunakan administrasi di Housekeeping antara lain:1. Roomboy Control Sheet2. Room Report3. Housekeeping Report4. Lost and Damages Report5. Repair and Maintenant Report6. Linen Inventory Report7. Cleaning and Guest Supplies Report8. Lost and Found Report9. Log Book10. Linen Laundry Delivery Slip11. Room Check List12. Lost and Found Book13. Mini Bar Daily Sales Report14. Mini Bar Daily Late Charge Report15. Mini Bar Bill.Hubungan Housekeeping Denpartment DenganFront Office DepartmentDalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian Front office sebagai penjualnya.Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:1. Laporan status kamarLaporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office. Housekeeping bertanggung jawab meng-update status kamar tersebut secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.Laporan room status termasuk Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND).2. Laporan.DiscrepancyHousekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.3. Laporan kehilangan dan penemuan barangSetelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang hilang, housekeeping melapor ke front office untuk memproses pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga melaporkan setiap penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.4. Laporan lainnyaLaporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu.5. Room BlockingFront office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.6. PermintaanTamuFront office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu, misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap masalah / complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping7. Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.8. mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.9. mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).10. Memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.11. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.12. memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.13. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeeping dengan Front Office, maka room discrepancy report dan diadakan pengecekan langsung.Hubungan Housekeeping Department dengan Engineering DepartmentHubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal sebagai Berikut :1. Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama menyangkut operasional tata graha, perbaikan telepon,ac,air dan listrik.2. Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.3. Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.4. Memberitahukan housekeeping dan front office tentang perbaikan yang lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order.5. Memberitahukan housekeeping tentang perbaikan kamar yang sudah selesai, agar diperiksa dan melakukan general cleaning untuk dapat dijual kembali.Melakukan program perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara bagian tatagraha dengan bagian engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, berarti pekerjaan Tatagraha terganggu. Bagian tatagraha memerlukan bagian engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.Hubungan housekeeping Department Dengan Food and BeverageDepartement.1. Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar.2. Menyediakan room kebutuhan linen yang diperlukan di restaurant dan meeting room.3. Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage departemen.4. Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room5. Pelayanan room service kepada tamu.6. pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive roomDengan pelayanan baik oleh tatagrahan dan food and beverage maka tamuakan merasa puas dengan pelayanan pihak hotel.Hubungan Housekeeping Department dengan accounting Department1. Bagian housekeeping meminta barang-barang kepada bagia purchasing (pembelian) dengan mengisi “purchase requitition”, seperti permintaan peralatan kebersihan, chemical (bahan-bahan kimia),perlengkapan kamar,linen-linen dan barang-barang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.2. Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan yang dibutuhkan. Membantu persediaan barang-barang kebutuhan housekeeping sesuai dengan jumlah yang ditetapkan.Hubungan Housekeeping Departement dengan Bagian Personalia Departement & security1. Pengadaan tenaga kerja2. Pengangkatan pegawai3. Pelatihan pegawai4. Pemutusan hubungan kerja5. Cuti karyawan6. Surat peringatan untuk pegawai7. Pembayaran gaji dan lembur pegawai8. Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.9. Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.10. Bagian housekeeping melaporkan hal-hal yang mencurigakan disekitar area pekerja sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapatmengganggu kegiatan kerja, baik gangguan dari dalam maupun dari luar hotel. Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu mengawasi barang-barang milikhotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan.
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar