accounting di hotel

Accounting Department

            Bagian Accounting dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendali­kan kegiatan operasional keuangan. Jumlah orang di Bagian Accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan. Staf Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke kantor pusat. buas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian Accounting.

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

1.   Accounting and Office Manager

Jabatan                         : Accounting and Office Manager

Bagian                         : Accounting Department

Seksi                            : -

Atasan Langsung         : General Manager

Bawahan Langsung     :  Assistant Accounting and Office Ma­nager, Credit Manager, Cost Control Supervisor, Store Keeper Supervisor, Purchasing Supervisor

a.   Fungsi

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting De­partment yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyu­sunan laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager dan melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Department

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   meneliti seluruh kepala seksi Accounting Department yang hadir sesuai jadwal waktu kerja (work time schedule) yang berlaku

b)   meneliti dan menandatangani daily income summary general cashier report

c)   meneliti dan menandatangani deposit income ke bank atau setoran income ke direksi (owning company)

d)   meneliti dan menandatangani daily sales report

e)   meneliti dan menandatangani daily collection report atau hasil pengutipan dan account receivable yang disetorkan ke Front Office Cashier

f)   meneliti dan menandatangani allowance atau rebate credit yang ada

g)   meneliti dan menandatangani semua purchase request (PR) yang ada untuk persetujuannya

h)   meneliti dan menandatangani untuk persetujuannya yang menyangkut semua pembayaran advance payment, cash/check request, cash disbursement voucher, voucher payable, reimburse­ment, dll.

i)    menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di Account­ing Department dan jalan keluarnya

j)    melaksanakan instruksi-instruksi dari General Manager

k)   membantu dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul baik dan manajemen maupun dari departemen lain apabila diminta pertimbangannya

l)    meneliti dan melakukan tindak lanjut seluruh laporan harian dari departemen-departemen yang masuk ke Accounting Department

m)  meneliti dan menandatangani daily flash food cost report

n)   meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengkoordinir atas penyelesaian out standing balance of accounts receivable baik guest active (in the house) maupun city ledger

o)   meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengoordinir atas penyelesaian out standing balance of account payable (hutang rekanan) dan other payable

2)   Tugas Mingguan/Sepuluh Hari (Ten Days)

a)   meneliti dan menandatangani laporan mingguan darn cost

      control:

1.   weekly report food sales & cost by outlets

2.   weekly report beverage sales, cost & over or short by out­lets

3. weekly report beverage actual sales, potential sales & cost by outlets

b)   meneliti dan melakukan tindak lanjut ten days report for cast dari Front Office

c)   mengkoordinir weekly inventory food & beverage dan Cost Control

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   mengoordinir penyusunan laporan keuangan atau financial statement dan melakukan koreksi-koreksi yang diperlukan

b)   meneliti dan menandatangani serta membuat komentar untuk laporan keuangan atau financial statement

c)   meneliti dan menandatangani semua bank reconciliation

d)   meneliti dan menandatangani semua journal voucher entry yang ada beserta journal adjustment yang ada

e)   mengoordinir monthly inventory yang dilakukan oleh Cost Control

f)   minimal sebulan sekali mengadakan check on the spot:

1.   house bank general cashier

2.   house bank & income FOC dan rest & bar cashier

3.   receiving

4.   store

5.   accounts payable card

6.   accounts receivable card

7.   cardex guest bill di FOC dan details of nett out standing

g)   memimpin rapat Accounting Department yang membahas masalah yang timbul dan mencari jalan keluarnya, serta melaporkan secara tertulis kepada manajemen

h)   meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut aged trial balance of accounts receivable

i)    meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut age trial balance of account payable

j)    meneliti dan melakukan tindak lanjut cost control reconcilia­tion

k)   menandatangani jadwal kerja dan Accounting Department

4)   Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

a)   mengoordinir semi annual inventory oleh Cost Control yang menyangkut fixed assets dan operating equipments

b)   meneliti dan menandatangani replacement & consumption operating equipments dan Cost Control

5)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   mengoordinir yearly inventory secara keseluruhan yang menyangkut food & beverage and supplies, fixed assets, dan op­erating equipments

b)   meneliti dan menandatangani inventory book

c)   mengadakan adjustment & correction untuk semua accounts yang   terjadi.

d)   membantu manajemen dalam penyusunan goals action plan dan anggaran yang meliputi marketing plan atau marketing objectives, payroll budget, profit & loss statement budget, cash flow budget, operating equipment budget, dan budget investasi

e)   memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi karyawan dan staf Accounting Department

f)   menyusun program rencana kerja Accounting Department

6)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

a)   mengadakan survei pasar

b)   inspeksi ke Accounting Section

c)   mengadakan konfirmasi atas:

1.   Balance of Accounts receivable

2.   Balance of Accounts payable

3.   konfirmasi hotel owning company accounts

d)   menghadiri meeting:

1.   Rapat Kepala Departemen & Operating Meeting

2.   Rapat Credit Department

3.   Rapat departemen lain apabila diundang

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar/umum: Sarjana Ekonomi/Sarjana muda ekonomi/ perhotelan/ SMA + persyaratan khusus.

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting dan Auditing

- Ekonomi

- Computer operating

- FOC posting machine

- RBC posting machine

3)   Pengalaman kerja     : minimal 5 tahun di bidang perhotelan/accounting

4)   Bahasa asing            : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian             : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dan lain-lain

6)   Umur                        : maksimal 40 tahun

2.   Assistant Accounting and Office Manager

Jabatan                             : Assistant Accounting and Office Manager

Bagian                              : Accounting Department

Seksi                                 : General Accounting Section

Atasan Langsung             : Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung          : general Cashier, Income Auditor, Accounts Payable, Department Head Secretary, Paymaster, Rest and Bar Cashier Supervisor, Book Keeper

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas kelancaran operasional di General Ac­counting Section yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, khususnya dalam penyusunan laporan keuangan serta membantu Accounting and Finance Manager dalam menyusun anggaran perusahaan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager, serta mewakili tugas-tugas Accounting and Office Manager apabila tidak di tempat atau tidak hadir

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   meneliti seluruh staf General Accounting yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku

b)   membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pembuatan daily income summary general cashier report sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

c)   membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan deposit in­come ke bank atau setoran income ke direksi (owning com­pany) sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.

d)   membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pencatatan transaksi cash receipt ke dalam cash receipt book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

e)   membimbing dan meneliti agar pelaksanaan pembayaran baik dengan cash maupun check/bilyet giro sesuai dengan ketentuan yang berlaku

f)   membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pencatatan transaksi cash payment dan check payment ke dalam cash & check register sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

g)   membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pembuatan daily sales report, pencatatan sales pada sales book, dan allow­ance pada allowance book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

h)   membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pembayaran utang rekaan (accounts payable) dan pencatatan pada account payable book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

i)    membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pengutipan (collection) dan pencatatan accounts receivable pada city ledger control book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

j)    membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan penerimaan barang di rest & bar cashier dan outlet lain serta laporan daily summer of sales F & B sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

k)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh Account and Office Manager

1)   mencatat transaksi atau mutasi dan bank pada buku bank

m)  menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di General Accounting Section dan jalan keluarnya

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   meneliti semua jurnal voucher yang masuk sesuai dengan Chart of Accounts yang berlaku

b)   meneliti semua laporan-laporan dari seluruh departemen yang masuk, baik yang menyangkut aspek operasional maupun keuangan dan membuat jurnalnya

c)   membimbing dan mengawasi pencatatan seluruh jurnal ke dalam buku besar dan pembuatan Trial Balance

d)   membimbing dan mengawasi pembayaran Service Charge maupun sales untuk karyawan serta pencatatan pada Salary Book

e)   membuat Bank Reconciliation

f)   membuat jurnal-jurnal yang diperlukan termasuk adjustment

g)   memberikan paraf pada semua jurnal voucher untuk kebenarannya sesuai Charge of Accounts yang berlaku

h)   membuat atau mengisi semua formulir yang ada untuk Fi­nancial Statement (laporan keuangan) dengan lengkap

i)    membuat jadwal kerja untuk General Accounting Section pada setiap akhir bulan untuk bulan berikutnya

j)    menghadiri rapat Accounting Department

3)   Tugas 6 Bulanan (Six Months)

membuat adjustment untuk Reserves of Replacement Operating Equipment Journal

4)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   meneliti kembali semua jurnal yang telah dibukukan ke dalam buku besar dan membuat koreksi atau adjustment yang diperlukan

b)   membantu Accounting and Office Manager dalam penyusunan anggaran perusahaan dan goals action sheet

c)   membantu Accounting and Office Manager dalam penyusunan Annual Report atau laporan tahunan keuangan dan Inventory Book

d)   memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi kerja karyawan General Accounting Section

e)   menyusun program rencana kerja

5)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

a)   mengadakan inspeksi ke seksi rest & bar cashier

b)   menghadiri meeting apabila diundang

c)   mewakili tugas-tugas Accounting and Office Manager apabila berhalangan atau tidak hadir, sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar/umum: Sarjana Ekonomi/Sarjana Muda Ekonomi atau perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   :    - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

- FOC Posting Machine

- RBC Posting Machine

3)   Pengalaman kerja     : minimal 5 tahun di bidang perhotelan/ Accounting

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

6)   Umur                        : maksimal 40 tahun

3.   Cost Control Supervisor

Jabatan                           : Cost Control Supervisor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Cost Control Section

Atasan Langsung           : Accounting and Office manager

Bawahan Langsung       : Food Controller, Beverage Controller, Supplies and Property Controller, Re­ceiving Clerk

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab dalam kelancaran operasional yang menyangkut pengendalian dan pengawasan harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) dan biaya (Expenses) dari seluruh departemen, serta peralatan operasi (Operating Equipment) dan harta tetap (Fixed Assets)

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Account­ing and Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan, serta juga bertanggung jawab atas penerimaan barang penyimpanan dan pengeluaran barang

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   meneliti staf Cost Control Section yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku

b)   membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja

c)   meneliti Receiving Report (RR) atas kelengkapan dokumen dan otorisasinya dari pejabat yang berwenang, antara lain:

1.   ketentuan yang tercantum dalam Purchase Request

2.   ketentuan yang tercantum dalam Purchase Order

3.   nota (invoice) dari vendor yang bersangkutan atau Notive of Arrival dan Receiving apabila barang datang tanpa in­voice (nota)

d)   melakukan posting ke dalam cardex semua barang yang diterima dari Food, Beverage, Supplies, dan Operating Equipments berdasarkan Receiving Report

e)   melakukan posting ke dalam fixed assets register semua barang fixed assets yang diterima berdasarkan Receiving Report

f)   melakukan posting ke dalam cardex semua pengeluaran barang dari Food, Beverage, Supplies, dan Operating Equip­ments berdasarkan Store Room Requisition

g)   pricing Requisition dan Inter Kitchen & Bar Transfer dalam Food Cost Book dan Beverage Cost Book

h)   pricing Requisition ke dalam Supplies Book

i)    verifikasi voucher payable atas pembelian food, beverage, dan supplies

j)    membuat Daily Flash Food Cost

k)   meneliti dan menyimpan Employees Meals Report

1)   membuat Beverage Daily Sheet

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

a)   membuat Weekly Food Cost Report

b)   membuat Weekly Beverage Cost & Potential Analysis

c)   membuat Weekly Report of Employees Meals

d)   mengadakan Inventory Food & Beverage pada setiap outlets

3) Tugas Bulanan (Monthly)

a)   mengadakan monthly inventory untuk food, beverage, dan supplies di general store maupun di seluruh departemen

b)   membuat food reconciliation dan journal voucher

c)   membuat beverage reconciliation dan journal voucher

d)   membuat material supplies reconciliation dan journal voucher

e)   membuat employees meals report

f)   membuat summary of officers check dan entertaining report

g)   membuat summary of food history record

h)   menghadiri rapat Accounting Department

4) Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

a)   mengadakan semi annual inventory untuk operasional di seluruh outlets dan general store

b)   membuat operating equipment reconciliation/replacement

5)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   membuat program kerja.

b)   memberikan penilaian kecakapan/prestasi kerja karyawan.

c)   mengadakan annual inventory untuk operating equipment dan fixed assets.

d)   membuat operating equipment reconciliation/replacement.

e)   membuat inventory book untuk seluruh inventory, operating equipments, dan fixed assets.

6)   Tugas-Tugas Lain (Insidentil)

a)   membuat standard recipe calculation & yield test

b)   membuat standard cocktail recipe calculation

c)   mengadakan market survey

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana muda ekonomi/perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Pengalaman kerja     : minimal 3 tahun di Bidang Perhotelan/ Cost Control

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll

6)   Umur                        : maksimal 35 tahun

4.   Store Keeper Supervisor

Jabatan                           : Store Keeper Supervisor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Stone Room

Atasan Langsung           : Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung       : Food and Beverage Store Keeper, Ma­terial and Supplier Store Keeper

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas penyimpanan, keselamatan, dan pengeluaran barang-barang persediaan maupun peralatan operasi yang disimpan di General Store Room, dan melaksanakan tugas-­tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   menerima barang dan meneliti kembali barang-barang yang diterima oleh Receiving berdasarkan Receiving Report disertai data dokumen yang lengkap

b)   memisahkan barang-barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya masing-masing, sebagai berikut:

1)   kelompok makanan (food)

2)   kelompok minuman (beverage)

3)   kelompok materials dan supplies

4)   operating equipment

5)   fixed assets

c)   semua barang-barang yang diterima dibuatkan dan dicatat dalam masing-masing Bin Card

d)   mengeluarkan barang-barang Store Room Requisition dan mencatat masing-masing barang di dalam Bin Card

e)   membuat Purchase Request untuk barang-barang yang stoknya sudah menipis dan menandatangani Purchase Re­quest yang bersifat Re-order Level

f)   menandatangani dan meneliti Purchase Request yang bersifat Direct Purchase (Direct Issue) yaitu barang yang segera dibutuhkan oleh departemen, tetapi tidak tersedia di gudang

g)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Account­ing and Office Manager dengan layak yang berhubungan dengan kedinasan

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

bersama-sama dengan Cost Control mengadakan Weekly In­ventory khusus Food and Beverage di General Store Room

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   bersama-sama dengan Cost Control mengadakan Monthly Inventory untuk makanan, minuman, dan persediaan di General Store Room

b)   membuat Store Room Consumption Analysis

c)   menghadiri rapat Accounting Department

4)   Tugas Tengah Tahunan (Six Months) bersama-sama dengan Cost Control mengadakan inventory khusus Operating Equipment di General Store Room

5)   Tugas Tahunan (Yearly)

bersama-sama dengan Cost Control mengadakan inventory tahunan yang mencakup seluruh barang-barang yang disimpan di General Store Room

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/SMA                               + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting and Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Pengalaman kerja     : minimal 3 tahun di Bidang Perhotelan/Storing

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

6)   Umur                        : maksimal 35 tahun

5.   Purchasing Supervisor

Jabatan                           : Purchasing Supervisor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Purchasing Section

Atasan Langsung           : General Manager, Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung       : Purchasing Clerk

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Purchasing Section yang menyangkut kegiatan pengadaan barang-barang keperluan operasional yaitu makanan, minuman, persediaan, dan barang-barang keperluan hotel lainnya

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager maupun Accounting and Office Manager

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   meneliti staf Purchasing Section yang hadir sesuai dengan jadwal kerja yang berlaku

b)   membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja di Purchas­ing Section

c)   memilih vendor-vendor yang memenuhi persyaratan sebagai Daftar Rekanan Mampu (DRM) dengan kondisi yang disetujui kedua belah pihak, dengan syarat sebagai berikut:

1.   mempunyai ijin usaha

2.   mempunyai Nomor Pokok Wajib pajak (NPWP)

3.   tercantum dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) – DIY atau langganan YIH, kecuali langganan dan market

d)  meneliti dan menandatangani semua Purchase Request dan Store untuk pembelian yang sifatnya Re-Order Level (ROL) atau rutin untuk stok maupun yang sifatnya Direct Purchase (Direct Issue) atau emergency

e)   mencari penawaran harga untuk pembelian-pembelian baik yang bersifat Re-Order Level maupun Direct Purchase (Di­rect Issue)/quotation 3 vendor, dengan pertimbangan harga yang layak, kualitas barang layak dan pembayaran yang bersifat menguntungkan

f)   menindaklanjuti Purchase Request yang telah lengkap dengan tanda tangan persetujuan dan semua pihak yang berkepentingan dengan dibuatkan Purchase Order

g)   memilih vendor yang sesuai dan layak untuk merealisasi Purchase Request dan menandatangani Purchase Order sebelum diajukan kepada General Manager

h)   menyerahkan Purchase Order kepada vendor yang terpilih sesuai ketentuan yang terdapat dalam Purchase Order

i)    mengelola House Bank yang ada dan membayar kembali (reim­burse) semua pembayaran tunai kepada General Cashier

j)    melengkapi dokumen atau data-data untuk pembayaran pada setiap voucher payable yang masih kurang lengkap

k)   berhubungan dengan rekanan atau vendor untuk kelancaran proses pengadaan atau pembelian barang, serta menindak­lanjuti Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi untuk segera diselesaikan

1)   melaksanakan instruksi-instruksi dan General Manager maupun Accounting and Office Manager yang berhubungan dengan kedinasan yang layak

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti

4)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   menyusun program rencana kerja Purchasing Section

b)   memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi kerja pegawai staf Purchasing

5)   Tugas Lain-Lain (Insidental)

a)   konsultasi dengan General Manager, Accounting and Office Manager maupun Department Head yang bersangkutan untuk kelancaran proses pembelian barang yang menyang­kut jenis barang, merek, spesifikasi, dan mutu barang

b)   menyesuaikan harga pembelian barang berdasarkan survei pasar yang dilakukan oleh Cost Control dan tim

c)   mengadakan proof atau konfirmasi atas barang-barang cetakan dan barang-barang lainnya kepada yang bersangkutan

c.   Standar Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting and Auditing

- Computer Operating

3)   Pengalaman kerja     : minimal 3 tahun di bidang perhotelan/ Purchasing

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll

6)   Umur                        : maksimal 35 tahun

6.   FOC Supervisor

Jabatan                           : FOC Supervisor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Credit Section

Atasan Langsung           : Credit Manager

Bawahan Langsung        : Front Office Cashier, Night Auditor

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front Office Cashier yang menyangkut kegiatan penerimaan uang di Front Office Cashier dan Night Auditing, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian

a)   meneliti seluruh staf Front Office Cashier yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku

b)   membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja di Front Office Cashier dan Night Auditing

c)   meneliti kembali atas semua Guest Bill yang ada untuk semua Guest Active atau Guest Ledger pada Rack Bill bahwa semua Guest Bill telah lengkap berikut dokumen penyerta­nya, antara lain:

1.   registration card yang lengkap untuk semua Guest Bill

2.   voucher dan travel agent untuk grup/individu

3.   surat garansi untuk perusahaan dan individu

4.   KTP/paspor (bila diperlukan untuk garansi)

d)  meneliti dan menandatangani semua Trial Balance, FOC Cash Sheet, Rest and Bar Summary of Sales, Miscellaneous Charge, Miscellaneous Credit (Rebate Credit) dan semua dokumen yang harus dilaporkan ke Income Audit

e)   menyaksikan pengambilan Remmitance of Fund yang dilakukan oleh General Cashier dan perhitungan uangnya

f)   menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di Front Office Cashier dan jalan keluarnya

g)   mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu me­ngenai transaksi pada Guest Bill dan yang berhubungan dengan hal tersebut

h)   bertindak selaku Front Office Cashier apabila diperlukan (tenaga FOC terbatas/revised)

2)   Tugas Bulanan

a)   menyusun jadwal kerja dari Front Office Cashier pada setiap akhir bulan untuk bulan berikutnya

b)   menghadiri rapat Accounting Department dan Credit De­partment

3)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   menyusun program rencana kerja Front Office Cashier & Night Audit untuk anggaran

b)   memberi penilaian atas kecakapan pegawai dan staf Front Office Cashier dan Night Audit

4)   Tugas Lain-Lain (Insidental)

menandatangani Store Room Requisition untuk keperluan barang-barang di Front Office Cashier

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting and Auditing

- FOC posting machine

- RBC posting machine

3)   Pengalaman kerja     : minimal 3 tahun di bidang perhotelan/Cashiering

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

6)   Umur                        : maksimal 35 tahun

7.   Front Office Cashier

Jabatan                           : Front Office Cashier

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Credit Section

Atasan Langsung           : Front Office Cashier Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a. Fungsi

1)   bertanggung jawab atas tugas mencatat dan memproses serta posting atas transaksi setiap tamu melalui Guest Bill ke dalam Cash Register di Front Office Cashier yang menyangkut Rest and Bar dan Miscellaneous Charge serta pembayarannya

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Chief Front Office Cashier maupun Credit Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   mengelola House Bank untuk Front Office Cashier dan Cash Receipt

b)   dengan menggunakan FOC Cash Register, maka membuat pembebanan atau mengirim Guest Ledger pada setiap Guest Bill untuk Rest and Bar Charges dan Miscellaneous Charge

c)   menerima pembayaran tunai baik untuk Guest Ledger atau Front Collection dan City Ledger serta Back Collection

d)   mengeluarkan Paid Out sesuai dengan ketentuan yang berlaku

e)   menerima penukaran mata uang asing atau Foreign Currency Exchange

f)   membuat Cash Report atau Front Office Cashier Cash Sheet sesuai dengan A Card & B Card

g)   membuat City Ledger Transfer untuk Guest Bill yang bersifat charges

h)   memasukkan semua penerimaan tunai sesuai shift-nya masing-masing ke dalam Remittance of Fund Envelope dan dimasukkan ke dalam Drop Box untuk diambil General Cashier pada keesokan harinya

i)    mengelola penggunaan Guest Safety Deposit Box sesuai dengan ketentuan yang berlaku

j)    menangani Credit Card sesuai dengan ketentuan yang berlaku

k)   menangani Group Billing dengan sistem package untuk Full American Plan (Full Board) dan Modivite American Plan (Half Board) serta Personal Bill

1)   menindak lanjut atau memproses dan Miscellaneous Credit atau Rebate Credit

m)  menindak lanjut atau memproses dari Guest Deposit dan Refund Deposit

n)   mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu yang menyangkut transaksi Guest Bill dan sebagainya dalam bahasa Inggris

o)   membuat Cash Received untuk setiap penerimaan uang di Front Office Cashier

2)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Chief Front Of­fice Cashier maupun Accounting and Finance Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

c.   Waktu Kerja (Shift)

1)   shift jam 08.00 sampai dengan jam 16.00

2)   shift jam 16.00 sampai dengan jam 24.00

d.   Standard Requirement

1) Pendidikan dasar       : Program D l/D Il/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting and Auditing

- FOC posting machine

- RBC posting machine

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

8.   Night Auditor

Jabatan                           : Night Auditor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Credit Section

Atasan Langsung           : Front Office Cashier Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas tugas mencatat, memproses, serta mengirim setiap transaksi tamu melalui Guest Bill yang menyangkut room dan correction ke dalam Cash Register di Front Office Cashier beserta pembayarannya

2)   meneliti kembali proses pengiriman yang dilakukan oleh Front Office Cashier dan menutup mesin Cash Register FOC dan membuat Trial Balance.

3)   me-reset (Balancing Zero) atas semua Restaurant and Bar Cash­ier Cash Register di seluruh outlets

4)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh FOC Su­pervisor dan Credit Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   mengelola House Bank untuk FOC dan Cash Receipt

b)   dengan menggunakan FOC Cash Register membuat pembebanan atau pengiriman Guest Ledger pada setiap Guest Bill untuk Room Charges, Restaurant & Bar Charges dan Miscellaneous Charges

c)   meneliti kembali semua pencatatan, proses, dan pengiriman yang telah dilakukan oleh Front Office Cashier pada shift sebelumnya

d)   membuat koreksi atau adjustment

e)   menindaklanjuti atau memproses Miscellaneous Credit atau Rebate Credit

f)   menindaklanjuti atau memproses Guest Deposit dan Refund Deposit

g)   meneliti kembali semua pencatatan dan pengiriman yang telah dilakukan oleh Rest & Bar Cashier pada Cash Register Rest & Bar Cashier dan Summary of Restaurant & Bar Sales by outlets

h)   me-reset (balancing zero) semua Cash Register dan Rest & Bar Cashier seluruh outlets

i)    menerima pembayaran tunai baik untuk Guest Ledger maupun City Ledger

j)    mengeluarkan paid out sesuai dengan ketentuan yang berlaku

k)   menutup mesin FOC Cash Register dan maupun Trial Bal­ance

1)   menerima penukaran mata uang asing atau Foreign Currency Exchange

m)  mengelola penggunaan Guest Safety Deposit Box sesuai dengan ketentuan yang berlaku

n)   menangani Credit Card sesuai dengan ketentuan yang berlaku

o)   menangani Group Billing dengan package untuk Full American Plan (Full Board) dan Modified American Plan (Half Board) serta Personal Bill

p)   membuat City Ledger Transfer Master Card untuk Guest Bill yang bersifat charges

q)   membuat Cash Report atau Front Cashier Cash Sheet sesuai dengan              A Card dan B Card

r)    memasukkan semua penerimaan tunai sesuai shift-nya ke dalam Remittance of Fund Envelope dan dimasukkan k dalam Drop Box untuk diambil oleh General Cashier path keesokan harinya

s)   mampu menjawab pertanyaan dan tamu yang menyangkut transaksi Guest Bill dan lain-lain dalam bahasa Inggris

t)    membuat Details of  Nett Out Standing atau Guest Active

u)   membuat Cash Received untuk setiap penerimaan uang d Front Office Cashier

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

menghadiri rapat Accounting Department

c.   Waktu Kerja (Shift)

jam 24.00 sampai dengan 08.00

d.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting and Auditing

- FOC posting machine

- RBC posting machine

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll

9.   Accounts Receivable Supervisor

Jabatan                           : Accounts Receivable Supervisor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Credit Section

Atasan Langsung           : Credit Manager

Bawahan Langsung       : Collector, Typist

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas kelancaran penagihan atau pengutipan piutang perusahaan atau Accounts Receivable, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager maupun Ac­counting and Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   membuat uraian (break down) City Ledger Master Card yang dibuat oleh Night Auditor dan meneliti dokumen-dokumen penyertanya

b)   mengirim masing-masing bill sesuai dengan klasifikasinya pada City Ledger Card (posting charge – debit)

c)   melakukan penagihan atau Statement of Accounts kepada para langganan disertai dokumen-dokumen penyerta yang lengkap

d)   melakukan penagihan atau pengutipan baik dengan surat maupun didatangi sendiri

e)   membuat Daily Collection Report yaitu laporan harian atas pengutipan atau penagihan yang diperoleh dan menyetor­kan langsung ke Front Office Cashier

f)   membuat remainder (peringatan) kepada Guest Ledger yang sudah melebihi batas limit dari City Ledger yang melebihi batas limit, maupun batas waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

g)   mengirim masing-masing hasil pengutipan atau penagihan pada City Ledger Card (posting payment–credit), serta memberi korekasi /adjustment yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

h)   membukukan transaksi Accounts Receivable berdasarkan D Card pada City Ledger Control Book

i)    melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager maupun Accounting & Office Manager

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

meneliti kembali Out Standing Balance yang harus segera ditindaklanjuti

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   membuat Aged Trial Balance of Accounts Receivable berdasarkan City Ledger, D Card, dan City Ledger Control Book

b)   menghadiri rapat Accounting Department dan Credit De­partment

4)   Tugas Tahunan (Yearly)

membuat daftar City Ledger and Collected yaitu piutang langganan yang sudah lama dan tidak tertagih untuk dihapus dan diajukan kepada Direksi

5)   Tugas-Tugas Lain (Insidentil)

membuat konfirmasi atas City Ledger/Accounts Receivable

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Pengalaman kerja :   minimal 3 tahun di Bidang Perhotelan/ Accounts Receivable

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

6)   Umur                        : maksimal 35 tahun

10. General Cashier

Jabatan                           General Cashier

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : General Accounting Section

Atasan Langsung           : Assistant Accounting and Office Man­ager

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas penerimaan uang tunai maupun cek serta deposito ke bank atau Owning Company berikut pencatatannya dan pembayaran tunai dari House Bank, membayar kembali (re­imbursement) pembayaran tunai yang telah dilakukan, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant & Accounting Office Manager

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   mengambil dan menghitung semua Remittance of Fund En­velope dan Drop Box sesuai dengan pendapatan dan disaksikan oleh Chief FOC atau FOC

b)   membuat General Cashier Daily Receipt Summary dengan lengkap beserta konfirmasi dan Income Audit dan persetujuan darn Accounting Manager

c)   deposit ke bank atau Owning Company atas semua pendapatan yang diterima.

d)  mengelola House Bank

e)   mengadakan pembayaran tunai dalam jumlah tertentu baik untuk Cash Disbursement Voucher maupun Advance

f)   membuat Cash Disbursement Voucher berdasarkan pembayaran tunai yang telah dilakukan

g)   membuat Reimbursement kepada Accounts Payable atau Owning Company atas semua pembayaran tunai yang telah dilakukan

h)   mencatat dan membukukan semua pembayaran tunai maupun dengan cek/bilyet giro ke dalam Cash & Check Register

i)    mencatat atau membukukan semua pendapatan ke dalam Cash & Check Receipt Book

j)    membayarkan semua pembayaran dengan cek/bilyet giro kepada vendor untuk Account Payable

k)   menyimpan arsip-arsip dokumen dengan baik sesuai ketentuan

1)   membuat atau mencatat Foreign Currency Book

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   menutup Cash Check Register Book dan membuat jurnalnya

b)   menutup Cash Receipt Book dan membuat jurnalnya

c)   menutup Foreign Currency Book

d)  menghadiri rapat Accounting Department

e)   konfirmasi dengan Book Keeper/Accounts Payable

3)   Tugas-Tugas Lain

konfirmasi Bank Balance dengan bank

c.   Standar Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

11. Income Auditor

Jabatan                           : Income Auditor

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : General Accounting Section

Atasan Langsung           : Assistant Accounting and Office Manager

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baik cash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily sales report sesuai dengan ketentuan

2)   mengonfirmasi semua pembayaran untuk komisi maupun insentif yang akan dibayar

3)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager yang layak dalam rangka kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   mengambil semua data atau dokumen transaksi penjualan dan laporan-laporan lainnya di FOC

b)   meneliti kembali Trial Balance FOC Cash Register sesuai dengan ketentuan rumus yang berlaku

c)   meneliti kembali Posting Room Charge dengan Room Re­capitulation (FO), House Count Sheet (FO), House Keeping Report (HK), Room Change Report, Room Descripancy Re­port, dll.

d)  meneliti kembali Posting Food & Beverage atau Rest & Bar Charges dengan Summary of Food & Beverage Sales by Out­lets dan Rest & Bar Chits, dll.

e)   meneliti kembali Posting Miscellaneous Charge dengan De­tails of Miscellaneous Credit, dll.

f)   meneliti kembali correction atau adjustment dengan Rebate Credit atau Micellaneous Credit, dll.

g)   meneliti kembali Cash Receipt dan Charge Accounts sesuai data atau dokumen yang ada yaitu, Front Office Cash Sheet, City Ledger Transfer, dan Cash Receipt atau kuitansi

h)   meneliti kembali pemakaian Guest Bill dan Rest & Bar Charges, serta Cash Receipt sesuai dengan nomor urut pemakaian

i)    meneliti kembali Rest & Bar Charge Complimentary atau Official Charges

j)    membuat Summary of Sales, yaitu memisahkan semua Sales menjadi Nett Sales

k)   membuat Daily Sales Report sesuai dengan ketentuan yang berlaku

1)   konfirmasi dengan General Cashier untuk Cash Receipt, serta Bank Balance & House Bank Balance

m)  melakukan tes-tes untuk rest & bar charges dengan daftar harga menu atau bar list

n)   membukukan semua sales pada sales book sesuai dengan charge of accounts yang berlaku

o)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assis­tant Accounting & Office Manager dengan baik dan layak yang menyangkut kedinasan

p)   menyimpan (filing) dokumen-dokumen yang ada sesuai ketentuan yang berlaku

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   menutup Sales Book dan membuat Sales Journal sesuai dengan ketentuan yang berlaku

b)   menutup Allowance Book dan membuat Discount & Allow­ance Journal sesuai ketentuan yang berlaku

c)   menghadiri rapat Accounting Department

3)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

a)   mengadakan pemeriksaan di FOC maupun Rest & Bar Cash­ier atau Guest Bill, Rest & Bar Charges, Cash Receipt, dll.

b)   meneliti dan mencatat penjualan tiket untuk event-event tertentu yang diadakan

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Computer Operating

- FOC posting machine

- RBC posting machine

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

12. Accounts Payable

Jabatan                           : Accounts Payable

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : General Accounting Department

Atasan Langsung           : Assistant Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggungjawab atas penelitian dan pencatatan semua utang­utang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher sesuai dengan ketentuan yang berlaku

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager atau Accounting & Office Manager yang layak dalam rangka kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   menerima tembusan Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), dan Invoice atau nota

b)   membuat Voucher Payable dengan dilampiri dokumen­-dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan yang berlaku

c)   menyerahkan Voucher Payable tersebut kepada General Cashier untuk dibuatkan cek/BG dan ditandatangani oleh AOM dan GM

d)   membukukan semua pembayaran Accounts Payable dan cek/BG ke dalam Voucher Register, demikian pula mem­bukukan semua pembayaran tunai atau General Cashier Re­imbursement ke dalam Voucher Register sesuai Chart of Accounts yang berlaku dan ketentuan yang telah ditetapkan

e)   menyiapkan jadwal semua pembayaran Accounts Payable yang sudah jatuh tempo kepada General Cashier untuk diajukan kepada pembayarnya

f)   konfirmasi Accounts Payable yang akan dibayar dengan Cost Control

g)   memberikan informasi kepada Assistant & Accounting Ma­nager mengenai masalah harga pembelian barang-barang

h)   menyimpan (filing) semua Voucher Payable sesuai dengan ketentuan

i)    melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assis­tant & Accounting Manager dengan baik dan layak dalam hal yang menyangkut kedinasan

j)    mengeposkan ke dalam Accounts Payable Card masing­-masing vendor yang menyangkut pembelian, pembayaran, dan sisa utang

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   menutup Voucher Register Book dan membuat Journal Accounts Payable, mengadakan konfirmasi atas pembelian barang-barang inventory dan expenses dengan Cost Control

b)   menutup Accounts Payable Card masing-masing vendor dan membuat Aged Trial Balance of Accounts Payable untuk lampiran Financial Statement

c)   menghadiri rapat Accounting Department

3)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

melakukan market survey ke pasar-pasar

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Computer Operating

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

13. Paymaster

Jabatan                           : Paymaster

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : General Accounting Section

Atasan Langsung           : Assistant Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas pencatatan dan pembayaran gaji, tunjangan lembur, dan service charge dan pembayaran lain untuk seluruh karyawan

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant and Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   menerima daftar gaji, daftar lembur, dan daftar pembayaran service charge dan seluruh karyawan seluruh departemen dan Personalia

b)   mencocokkan daftar gaji sesuai status pegawai, daftar kerja lembur, dan pembayaran service charge termasuk potongan­-potongan sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian pula jumlah uangnya serta membuat detil/ perincian uangnya

c)   menyiapkan perincian gaji/service beserta amplop gaji

d)   membuat Voucher Payable atas jumlah pembayaran gaji atau service tersebut yang kemudian diajukan kepada Account­ing & Office Manager untuk dibuatkan cek/BG dengan persetujuan dan General Manager

e)   memasukkan uang ke dalam amplop masing-masing karya­wan sesuai ketentuan yang berlaku

f)   membayarkan gaji atau service charge kepada karyawan sesuai jatuh tempo dan ketentuan yang berlaku

g)   mencatat atau membukukan pembayaran gaji dan service charge ke dalam Payroll Book dan membuat Journal Voucher­nya (sudah sibuatkan oleh Account Payable)

h)   menghadiri rapat Accounting Department

i)    membayarkan income tax/PPH 21 ke kantor pajak

2)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

menghubungi Personalia untuk konfirmasi

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll

14. Restaurant and Bank Cashier

Jabatan                           : Restaurant and Bank Cashier

Bagian                            : Accounting and Bar Cashier

Seksi                               : General Accounting Section

Atasan Langsung           : Restaurant and Bar Cashier Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas penjualan di Rest & Bar yang me­nyangkut penerimaan uang tunai di Rest & Bar Cashier dan charges atas penjualan makanan dan minuman di masing­-masing outlet

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rest & Bar Cashier Supervisor maupun Assistant Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   mengelola House Bank Rest & Bar Cashier

b)   membuat Rest & Bar Charges dengan menggunakan mesin Cash Register Rest & Bar Cashier ke dalam Rest & Bar Chits/ Bill, berdasarkan Captain Order/Slip Order sesuai dengan menu & bar list

c)   menerima pembayaran tunai apabila Rest & Bar Chits ter­sebut tidak dibayar tunai

d)  mengirimkan Rest & Bar Chits yang tidak dibayar tunai atau charges secepatnya ke Front Office Cashier untuk diposkan pada Guest Bill tiap-tiap tamu

e)   menyerahkan hasil penerimaan tunai kepada General Cashier dengan memasukkan penerimaan tunai ke dalam Remittance of Fund Envelopes, kemudian dimasukkan ke dalam Drop Box di FOC sesuai shift-nya masing-masing

f)   membuat Sales Summary dan mengambil Audit Strip dari Cash Register

g)   membuat Sales Recapitulation untuk masing-masing outlet sesuai shift-nya masing-masing

h)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rest & Bar Cashier Supervisor maupun Assistant Accounting & Office Manager dengan baik dan layak yang berhubungan dengan kedinasan

i)    membuat Food History Record

2.   Tugas Bulanan (Monthly)

menghadiri rapat Accounting Department

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- RBC posting machine

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll

15. Book Keeper

Jabatan                           : Book Keeper

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : General Accounting Section

Atasan Langsung           : Assistant Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas pembukuan semua Journal Voucher yang ada dan dibukukan pada buku besar atau ledger, serta menutup buku dan menyusun Work Sheet atau Trial Balance, mengisi semua formulir laporan keuangan sesuai dengan angka-angka dalam buku besar

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)  Tugas Harian (Daily)

a)   meneliti kembali semua Journal Voucher yang telah dibuku­kan dan juga Financial Statement yang telah dibuat, apabila terdapat misposting maka dibuatkan Journal Voucher-nya

b)   membukukan semua transaksi pembayaran maupun penerima cek atau BG ke dalam masing-masing buku bank

c)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assis­tant dan Accounting & Office Manager

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   meneliti kembali semua jurnal yang dikirimkan oleh seksi-­seksi di Accounting Department

b)   meneliti kembali semua laporan bulanan yang dikirimkan oleh seluruh departemen dan dibuatkan jurnalnya

c)   melengkapi jurnal-jurnal lainnya termasuk adjustment atau koreksi

d)   membukukan seluruh jurnal ke dalam buku besar sesuai dengan Charge of Accounts yang berlaku

e)   menutup buku besar dan membuat neraca percobaan atau Trial Balance

f)   mengisi formulir neraca dan lampirannya serta rugi laba berikut lampirannya sesuai dengan angka-angka pada buku besar

g)   menyerahkan formulir-formulir dan Financial Statement yang telah diisi lengkap kepada sekretaris untuk diketik

h)   menjilid formulir Financial Statement yang telah selesai diketik/cetak bersama komentar dari Accounting & Office Manager dan mengirimkan kepada manajemen dan direksi

i)    melaksanakan tugas lain dan Assistant dan Accounting & Office Manager

j)    menyimpan (filing) semua dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

k)   menghadiri rapat Accounting Department

1)   meneliti kembali semua jurnal yang telah dibukukan dan juga Financial Statement serta mengadakan koreksi atau ad­justment yang diperlukan

3)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)    meneliti kembali semua jurnal yang telah dibukukan dan juga membuat koreksi atau adjustment yang diperlukan

b)    membantu Assistant dan Accounting & Office Manager menyusun anggaran perusahaan dan Goals Action Sheet

c)    membantu Assistant dan Accounting Office Manager dalam menyusun Annual Report atau laporan keuangan tahunan serta Inventory Book

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2) Pendidikan khusus     : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

16. Receiving Clerk

Jabatan                           : Receiving Clerk

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Cost Control Section

Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggungjawab atas penerimaan barang-barang yang dibeli oleh perusahaan yang menyangkut kualitas, kuantitas, dan harga sesuai ketentuan dalam Purchase Order (PO) yang berlaku

2)   menyerahkan barang-barang tersebut ke General Store dan melaksanakan tugas-tugas lain dari Cost Control Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   menerima barang-barang dari vendor berdasarkan Perchance Order (PO) untuk pembelian stok atau Re-Order Level (ROL), serta Purchase Request (PR), Direct Purchase untuk Direct Issue

b)   meneliti, menimbang, dan menghitung barang-barang yang dikirimkan oleh vendor (kuantitas, kualitas, dan harga) sesuai ketentuan

c)   membuat Receiving report (KR) berdasarkan barang-barang yang diterima sesuai ketentuan, dan meneliti pula keleng­kapan data/dokumen penyerta, antara lain:

1.   invoice atau nota

2.   realisasi nomor PO atau PR – DP

d)   membuat Notice of Arrival atau Memorandum of Invoice apabila barang datang tanpa nota atau invoice

e)   menolak penerimaan barang dan vendor apabila barang yang dikirim tanpa didukung oleh Purchase Order (PO), Pur­chase Request (PR), Direct Purchase (DP) sesuai ketentuan

f)   menghubungi departemen yang bersangkutan apabila terdapat penerimaan  barang yang menyimpang atau tidak sesuai dengan ketentuan

g)   menyerahkan barang-barang yang telah diterima sesuai ketentuan kepada General Store untuk disimpan atau langsung menyerahkan kepada departemen yang bersangkutan

h)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor dan Accounting & Office Manager dengan layak dan berhubungan dengan kedinasan

2)   Tugas Bulanan (Monthly) menghadiri rapat Accounting Department

3)   Tugas-Tugas Lain (Insidental) mengadakan market survey

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

17. Food Control

Jabatan                           : Food Control

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Cost Control Section

Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas pencatatan dan pengawasan harga pokok penjualan makanan (Cost of Food Sold) dan persediaan makanan (Food Inventories)

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Con­trol Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   memposting ke dalam cardex semua barang yang termasuk dalam makanan/food yang diterima berdasarkan Receiving Report (KR)

b)   memposting ke dalam cardex semua pengeluaran makanan dengan Store Room Requisition (SRR)

c)   Pricing Requisition dan Inter Kitchen Transfer ke dalam Food Cost Book

d)   verifikasi Voucher Payable atas pembelian makanan

e)   membuat Daily Flash Food Cost Report

f)   meneliti dan menyalin Employees Meals Report

g)   meneliti dan menyalin Food History Records

h)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

a)   mengadakan Inventory Food pada setiap outlet dan Store

b)   membuat Weekly Food Cost

c)   membuat Weekly Report Employees Meals

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   mengadakan Inventory Food pada setiap outlet dan Store

b)   menutup Food Cost Book

c)   membuat Food Reconciliation

d)   membuat Journal Food Consumed dan Employees Meals

e)   membuat uraian laporan entertaining

f)   menghadiri rapat Accounting Department

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

18. Beverage Control

Jabatan                           : Beverage Control

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Cost Control Section

Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas pencatatan dan pengawasan harga pokok penjualan (Cost of Beverage Sold) dan persediaan minuman (Beverage Inventories)

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Con­trol Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   memposting ke dalam cardex semua barang minuman (beverage) yang diterima berdasarkan Receiving Report (KR)

b)   memposting ke dalam cardex semua pengeluaran minuman (beverage) dengan berdasarkan Store Room Requisition

c)   Pricing Requisition dan Inter Bar Transfer ke dalam Beverage Cost Book

d)   verifikasi Voucher Payable atas pembelian minuman

e)   membuat Daily Beverage Sheet

f)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

a)   mengadakan Inventory Beverage pada setiap outlet dan Store b) membuat Weekly Beverage Cost, Sales & Potential Sales

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   mengadakan Inventory Beverage pada setiap outlet dan Store

b)   menutup Beverage Cost Book

c)   membuat Beverage Reconciliation

d)   membuat Journal Beverage Consumed

e)   membuat uraian laporan entertaining

f)   menghadiri rapat Accounting Department

4)   Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

membantu mengadakan Inventory Operating Equipment di seluruh outlet dan Store

5)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   membantu mengadakan inventory keseluruhan baik barang­-barang persediaan, Operating Equipment maupun Fixed Assets

b)   membantu pembuatan/penyusunan Inventory Book

6)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

a)   mengadakan market survey

b)   membuat Calculation of Standard Recipe (Food) dan Yield Test

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

19. Material and Property Control

Jabatan                           : Material and Property Control

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Cost Control Section

Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   bertanggung jawab atas pencatatan dan pengawasan yang menyangkut biaya materials/supplies, persediaan material, operating equipment, dan fixed assets

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Con­trol Supervisor atau Accounting & Office Manager dengan layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   memposting ke dalam cardex semua barang materials/supplies yang diterima berdasarkan Receiving Report (KR)

b)   memposting ke dalam cardex semua pengeluaran barang materials/ supplies berdasarkan Store Room Requisition (SRR)

c)   Pricing Requisition dan Inter Dept. Materials/Supplies Book

d)   verifikasi Voucher Payable atas pembelian materials/supplies

e)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

2)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   mengadakan inventory materials/supplies pada setiap departemen dan store

b)   menutup Materials/Supplies Book

c)   membuat Materials/Supplies Reconciliation

d)   membuat Journal Materials/Supplies Consumption

e)   menghadiri rapat Accounting Department

3)   Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

a)   mengadakan Inventory Operating Equipment di seluruh outlet dan store

b)   membuat Operating Equipment Reconciliation Replacement

4)   Tugas Tahunan (Yearly)

a)   mengadakan inventory keseluruhan baik barang persediaan, operating equipment maupun fixed assets

b)   membuat atau menyusun Inventory Book

c)   membuat perhitungan penyusutan atas barang-barang fixed assets

5)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)

a)   memposting ke dalam Operating Equipment Register Book untuk penerimaan barang-barang Operating Equipment berdasarkan Receiving Report (KR)

b)   memposting ke dalam Fixed Assets Register Book untuk penerimaan barang-barang Fixed Assets berdasarkan Re­ceiving Report sesuai dengan klasifikasi barang grup I, II atau III

c)   membuat Fixed Assets Card untuk setiap penerimaan barang-barang fixed assets

d)   membuat Inventory List untuk operating equipment pada masing-masing outlet sebagai Fixed Stock untuk operasional

e)   mencatat Property to Remove yaitu penyesuaian pencatatan untuk barang-barang Fixed Assets yang berubah atau pindah penempatannya

f)   mengadakan survei pasar untuk materials/supplies

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D-II/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll

20. Store Keeper

Jabatan                           : Store Keeper (Food and Beverage Store Keeper/ Materials and Supplies Store Keeper)

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Store Room Section

Atasan Langsung           : Store Room Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   membantu tugas dari Store Keeper dalam penyimpanan, pencatatan, dan pengeluaran barang dan gudang

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Store Keeper Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   menerima barang dan meneliti kembali barang-barang yang diterima oleh receiving berdasarkan receiving report disertai dokumen penyerta yang lengkap

b)   memisahkan barang-barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya masing-masing, yaitu:

1.   kelompok makanan (Food)

2.   kelompok minuman (Beverage)

3.   kelompok Material & Supplies

4.   Operating Equipments

5.   Fixed Assets

c)   semua barang yang diterima dicatat dalam Bin Card

d)   mengeluarkan barang-barang berdasarkan Store Room Re­quisition dan mencatat dalam Bin Card masing-masing barang sesuai ketentuan yang berlaku

e)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Store Keeper Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

f)   menyimpan (filing) semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku

2)   Tugas Mingguan (Weekly)

bersama Cost Control mengadakan Weekly Inventory khusus Food & Beverage di store

3)   Tugas Bulanan (Monthly)

a)   bersama Cost Control mengadakan Monthly Inventory untuk Food, Beverage, Supplies di store

b)   menghadiri rapat Accounting Department

4)   Tugas Tengah Tahunan (Six Months) bersama-sama Cost Control mengadakan inventory khusus operating equipment di store

5)   Tugas Tahunan (Yearly)

bersama-sama Cost Control mengadakan inventory tahunan yang mencakup seluruh barang-barang yang disimpan di store

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D-II/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Ekonomi

- Computer Operating

3)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

4)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

21. Purchasing Clerk

Jabatan                           : Purchasing Clerk

Bagian                            : Accounting Department

Seksi                               : Purchasing Section

Atasan Langsung           : Purchasing Supervisor

Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

1)   membantu tugas-tugas Purchasing Supervisor yang menyang­kut proses pencatatan dan pengadaan atau pembelian barang-­barang keperluan perusahaan

2)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Purchas­ing Supervisor yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b.   Uraian Tugas

1)   Tugas Harian (Daily)

a)   menerima Purchase Report (PR) darn store untuk permintaan pembelian yang bersifat stok (Re-Order Level) dan Direct Purchase dari departemen, serta mengajukan persetujuan­nya kepada Purchasing Supervisor untuk ditandatangani

b)   menindaklanjuti Purchase Request tersebut kepada Account­ing & Office Manager dan General Manager untuk ditanda­tangani/persetujuannya

c)   setelah Purchase Request tersebut lengkap tanda tangan persetujuan dari yang berkepentingan, kemudian dibuatkan nomor Purchase Order (PO) secara unit

d)   membuat Purchase Order (PO) berdasarkan ketentuan atau pembagian dari Chief Purchasing untuk tiap-tiap Purchase Request (PR)

e)   meminta persetujuan kepada Accounting & Office Manager dan General Manager disertai dokumen-dokumen, antara lain:

1.   Copy Purchase Request

2.   surat penawaran 3 vendors (Quotation Analysis)

f)   mencatat Daily Purchase Report pada buku atau formulir yang telah tersedia

g)   menyimpan (filing) semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku

h)   melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Purchas­ing Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

i)    membuat surat-surat keluar

c.   Standard Requirement

1)   Pendidikan dasar      : Program D-I/D--II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus

2)   Pendidikan khusus   : - Bidang Perhotelan

- Bidang Manajemen dan Administrasi

- Accounting & Auditing

- Computer Operating

4)   Bahasa asing             : menguasai bahasa Inggris secara aktif

5)   Kepribadian              : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.

Struktur Organisasi Accounting Department