Accounting Department
Bagian Accounting
dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional
keuangan. Jumlah orang di Bagian Accounting tergantung pada pengelolaan
keuangan orang yang bersangkutan. Staf Accounting perusahaan lokal dalam
pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta
bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh
adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji
karyawan ditarik dan dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap
minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik
lalu dikirim ke kantor pusat. buas membayar semua rekening, mengirim laporan,
menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji
dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan
mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening
bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian
Accounting.
Pembagian Kerja dalam Accounting Department
1. Accounting and Office Manager
Jabatan : Accounting and Office
Manager
Bagian : Accounting Department
Seksi : -
Atasan Langsung : General Manager
Bawahan Langsung : Assistant
Accounting and Office Manager, Credit Manager, Cost Control Supervisor, Store
Keeper Supervisor, Purchasing Supervisor
a. Fungsi
Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di
Accounting Department yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan
laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang
menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran
perusahaan, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager
dan melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Department
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) meneliti
seluruh kepala seksi Accounting Department yang hadir sesuai jadwal waktu kerja
(work time schedule) yang berlaku
b) meneliti
dan menandatangani daily income summary general cashier report
c) meneliti
dan menandatangani deposit income ke bank atau setoran income ke
direksi (owning company)
d) meneliti
dan menandatangani daily sales report
e) meneliti
dan menandatangani daily collection report atau hasil pengutipan dan account
receivable yang disetorkan ke Front Office Cashier
f) meneliti
dan menandatangani allowance atau rebate credit yang ada
g) meneliti
dan menandatangani semua purchase request (PR) yang ada untuk
persetujuannya
h) meneliti
dan menandatangani untuk persetujuannya yang menyangkut semua pembayaran advance
payment, cash/check request, cash disbursement voucher, voucher payable,
reimbursement, dll.
i) menyelesaikan
masalah-masalah yang timbul di Accounting Department dan jalan keluarnya
j) melaksanakan
instruksi-instruksi dari General Manager
k) membantu
dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul baik dan manajemen maupun dari
departemen lain apabila diminta pertimbangannya
l) meneliti
dan melakukan tindak lanjut seluruh laporan harian dari departemen-departemen
yang masuk ke Accounting Department
m) meneliti
dan menandatangani daily flash food cost report
n) meneliti,
melakukan tindak lanjut, dan mengkoordinir atas penyelesaian out standing
balance of accounts receivable baik guest active (in the house) maupun
city ledger
o) meneliti,
melakukan tindak lanjut, dan mengoordinir atas penyelesaian out standing
balance of account payable (hutang rekanan) dan other payable
2) Tugas
Mingguan/Sepuluh Hari (Ten Days)
a) meneliti
dan menandatangani laporan mingguan darn cost
control:
1. weekly
report food sales & cost by outlets
2. weekly
report beverage sales, cost & over or short by outlets
3. weekly report beverage actual
sales, potential sales & cost by outlets
b) meneliti
dan melakukan tindak lanjut ten days report for cast dari Front Office
c) mengkoordinir
weekly inventory food & beverage dan Cost Control
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) mengoordinir
penyusunan laporan keuangan atau financial statement dan melakukan
koreksi-koreksi yang diperlukan
b) meneliti
dan menandatangani serta membuat komentar untuk laporan keuangan atau financial
statement
c) meneliti
dan menandatangani semua bank reconciliation
d) meneliti
dan menandatangani semua journal voucher entry yang ada beserta journal
adjustment yang ada
e) mengoordinir
monthly inventory yang dilakukan oleh Cost Control
f) minimal
sebulan sekali mengadakan check on the spot:
1. house
bank general cashier
2. house
bank & income FOC dan rest & bar cashier
3. receiving
4. store
5. accounts
payable card
6. accounts
receivable card
7. cardex
guest bill di FOC dan details of nett out standing
g) memimpin
rapat Accounting Department yang membahas masalah yang timbul dan mencari jalan
keluarnya, serta melaporkan secara tertulis kepada manajemen
h) meneliti,
menandatangani, dan melakukan tindak lanjut aged trial balance of accounts
receivable
i) meneliti,
menandatangani, dan melakukan tindak lanjut age trial balance of account
payable
j) meneliti
dan melakukan tindak lanjut cost control reconciliation
k) menandatangani
jadwal kerja dan Accounting Department
4) Tugas
Tengah Tahunan (Six Months)
a) mengoordinir
semi annual inventory oleh Cost Control yang menyangkut fixed assets dan
operating equipments
b) meneliti
dan menandatangani replacement & consumption operating equipments dan
Cost Control
5) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) mengoordinir
yearly inventory secara keseluruhan yang menyangkut food &
beverage and supplies, fixed assets, dan operating equipments
b) meneliti
dan menandatangani inventory book
c) mengadakan
adjustment & correction untuk semua accounts yang terjadi.
d) membantu
manajemen dalam penyusunan goals action plan dan anggaran yang meliputi marketing
plan atau marketing objectives, payroll budget, profit & loss
statement budget, cash flow budget, operating equipment budget, dan budget
investasi
e) memberikan
penilaian atas kecakapan/prestasi karyawan dan staf Accounting Department
f) menyusun
program rencana kerja Accounting Department
6) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
a) mengadakan
survei pasar
b) inspeksi
ke Accounting Section
c) mengadakan
konfirmasi atas:
1. Balance
of Accounts receivable
2. Balance
of Accounts payable
3. konfirmasi
hotel owning company accounts
d) menghadiri
meeting:
1. Rapat
Kepala Departemen & Operating Meeting
2. Rapat
Credit Department
3. Rapat
departemen lain apabila diundang
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan
dasar/umum: Sarjana Ekonomi/Sarjana muda ekonomi/ perhotelan/ SMA + persyaratan
khusus.
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan Administrasi
- Accounting dan Auditing
- Ekonomi
- Computer operating
- FOC posting machine
- RBC posting machine
3) Pengalaman kerja : minimal 5 tahun di bidang perhotelan/accounting
4) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dan lain-lain
6) Umur :
maksimal 40 tahun
2. Assistant
Accounting and Office Manager
Jabatan : Assistant
Accounting and Office Manager
Bagian : Accounting
Department
Seksi : General
Accounting Section
Atasan Langsung : Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung : general Cashier, Income Auditor, Accounts
Payable, Department Head Secretary, Paymaster, Rest and Bar Cashier Supervisor,
Book Keeper
a. Fungsi
bertanggung jawab atas kelancaran operasional di General
Accounting Section yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, khususnya dalam
penyusunan laporan keuangan serta membantu Accounting and Finance Manager dalam
menyusun anggaran perusahaan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Accounting and Office Manager, serta mewakili tugas-tugas Accounting and Office
Manager apabila tidak di tempat atau tidak hadir
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) meneliti
seluruh staf General Accounting yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku
b) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan pembuatan daily income summary general
cashier report sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
c) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan deposit income ke bank atau setoran income
ke direksi (owning company) sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
berlaku.
d) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan pencatatan transaksi cash receipt ke
dalam cash receipt book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
berlaku
e) membimbing
dan meneliti agar pelaksanaan pembayaran baik dengan cash maupun check/bilyet
giro sesuai dengan ketentuan yang berlaku
f) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan pencatatan transaksi cash payment dan check
payment ke dalam cash & check register sesuai dengan ketentuan
dan prosedur yang berlaku
g) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan pembuatan daily sales report, pencatatan sales
pada sales book, dan allowance pada allowance book sesuai
dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
h) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan pembayaran utang rekaan (accounts payable) dan
pencatatan pada account payable book sesuai dengan ketentuan dan
prosedur yang berlaku
i) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan pengutipan (collection) dan pencatatan accounts
receivable pada city ledger control book sesuai dengan ketentuan dan
prosedur yang berlaku
j) membimbing
dan mengawasi agar pelaksanaan penerimaan barang di rest & bar cashier dan
outlet lain serta laporan daily summer of sales F & B sesuai dengan
ketentuan dan prosedur yang berlaku
k) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh Account and Office Manager
1) mencatat
transaksi atau mutasi dan bank pada buku bank
m) menyelesaikan
masalah-masalah yang timbul di General Accounting Section dan jalan keluarnya
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) meneliti
semua jurnal voucher yang masuk sesuai dengan Chart of Accounts yang
berlaku
b) meneliti
semua laporan-laporan dari seluruh departemen yang masuk, baik yang menyangkut
aspek operasional maupun keuangan dan membuat jurnalnya
c) membimbing
dan mengawasi pencatatan seluruh jurnal ke dalam buku besar dan pembuatan Trial
Balance
d) membimbing
dan mengawasi pembayaran Service Charge maupun sales untuk
karyawan serta pencatatan pada Salary Book
e) membuat
Bank Reconciliation
f) membuat
jurnal-jurnal yang diperlukan termasuk adjustment
g) memberikan
paraf pada semua jurnal voucher untuk kebenarannya sesuai Charge of
Accounts yang berlaku
h) membuat
atau mengisi semua formulir yang ada untuk Financial Statement (laporan
keuangan) dengan lengkap
i) membuat
jadwal kerja untuk General Accounting Section pada setiap akhir bulan untuk
bulan berikutnya
j) menghadiri
rapat Accounting Department
3) Tugas
6 Bulanan (Six Months)
membuat adjustment untuk Reserves of
Replacement Operating Equipment Journal
4) Tugas Tahunan (Yearly)
a) meneliti
kembali semua jurnal yang telah dibukukan ke dalam buku besar dan membuat
koreksi atau adjustment yang diperlukan
b) membantu
Accounting and Office Manager dalam penyusunan anggaran perusahaan dan goals
action sheet
c) membantu
Accounting and Office Manager dalam penyusunan Annual Report atau
laporan tahunan keuangan dan Inventory Book
d) memberikan
penilaian atas kecakapan/prestasi kerja karyawan General Accounting Section
e) menyusun
program rencana kerja
5) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
a) mengadakan
inspeksi ke seksi rest & bar cashier
b) menghadiri
meeting apabila diundang
c) mewakili
tugas-tugas Accounting and Office Manager apabila berhalangan atau tidak hadir,
sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar/umum: Sarjana
Ekonomi/Sarjana Muda Ekonomi atau perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : -
Bidang Perhotelan
-
Bidang Manajemen dan Administrasi
- Accounting & Auditing
-
Ekonomi
- Computer Operating
-
FOC Posting Machine
-
RBC Posting Machine
3) Pengalaman kerja : minimal 5 tahun di bidang perhotelan/ Accounting
4) Bahasa asing : menguasai bahasa Inggris secara
aktif
5) Kepribadian : jujur, kreatif, ramah, disiplin,
dll.
6) Umur : maksimal 40 tahun
3. Cost Control Supervisor
Jabatan : Cost Control
Supervisor
Bagian : Accounting
Department
Seksi : Cost Control
Section
Atasan Langsung : Accounting and Office manager
Bawahan Langsung : Food Controller, Beverage Controller, Supplies
and Property Controller, Receiving Clerk
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab dalam kelancaran operasional yang menyangkut pengendalian dan pengawasan
harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) dan biaya (Expenses) dari
seluruh departemen, serta peralatan operasi (Operating Equipment) dan harta
tetap (Fixed Assets)
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager yang layak
dan berhubungan dengan kedinasan, serta juga bertanggung jawab atas penerimaan
barang penyimpanan dan pengeluaran barang
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) meneliti
staf Cost Control Section yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku
b) membimbing
dan mengawasi pelaksanaan kerja
c) meneliti
Receiving Report (RR) atas kelengkapan dokumen dan otorisasinya dari
pejabat yang berwenang, antara lain:
1. ketentuan
yang tercantum dalam Purchase Request
2. ketentuan
yang tercantum dalam Purchase Order
3. nota
(invoice) dari vendor yang bersangkutan atau Notive of Arrival
dan Receiving apabila barang datang tanpa invoice (nota)
d) melakukan
posting ke dalam cardex semua barang yang diterima dari Food, Beverage,
Supplies, dan Operating Equipments berdasarkan Receiving Report
e) melakukan
posting ke dalam fixed assets register semua barang fixed
assets yang diterima berdasarkan Receiving Report
f) melakukan
posting ke dalam cardex semua pengeluaran barang dari Food, Beverage,
Supplies, dan Operating Equipments berdasarkan Store Room Requisition
g) pricing
Requisition dan Inter Kitchen & Bar Transfer dalam Food Cost Book dan
Beverage Cost Book
h) pricing
Requisition ke dalam Supplies Book
i) verifikasi
voucher payable atas pembelian food, beverage, dan supplies
j) membuat
Daily Flash Food Cost
k) meneliti
dan menyimpan Employees Meals Report
1) membuat
Beverage Daily Sheet
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
a) membuat
Weekly Food Cost Report
b) membuat
Weekly Beverage Cost & Potential Analysis
c) membuat
Weekly Report of Employees Meals
d) mengadakan
Inventory Food & Beverage pada setiap outlets
3) Tugas Bulanan (Monthly)
a) mengadakan
monthly inventory untuk food, beverage, dan supplies di general store maupun di
seluruh departemen
b) membuat
food reconciliation dan journal voucher
c) membuat
beverage reconciliation dan journal voucher
d) membuat
material supplies reconciliation dan journal voucher
e) membuat
employees meals report
f) membuat
summary of officers check dan entertaining report
g) membuat
summary of food history record
h) menghadiri
rapat Accounting Department
4) Tugas Tengah Tahunan (Six Months)
a) mengadakan
semi annual inventory untuk operasional di seluruh outlets dan general
store
b) membuat
operating equipment reconciliation/replacement
5) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) membuat
program kerja.
b) memberikan
penilaian kecakapan/prestasi kerja karyawan.
c) mengadakan
annual inventory untuk operating equipment dan fixed assets.
d) membuat
operating equipment reconciliation/replacement.
e) membuat
inventory book untuk seluruh inventory, operating equipments, dan
fixed assets.
6) Tugas-Tugas
Lain (Insidentil)
a) membuat
standard recipe calculation & yield test
b) membuat
standard cocktail recipe calculation
c) mengadakan
market survey
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana muda ekonomi/perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang
Manajemen
- Accounting & Auditing
-
Ekonomi
- Computer
Operating
3) Pengalaman kerja : minimal 3 tahun di Bidang
Perhotelan/ Cost Control
4) Bahasa asing : menguasai bahasa Inggris aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll
6) Umur :
maksimal 35 tahun
4. Store Keeper Supervisor
Jabatan : Store Keeper
Supervisor
Bagian : Accounting
Department
Seksi : Stone Room
Atasan Langsung : Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung : Food and Beverage Store Keeper, Material
and Supplier Store Keeper
a. Fungsi
bertanggung jawab atas penyimpanan, keselamatan, dan pengeluaran
barang-barang persediaan maupun peralatan operasi yang disimpan di General
Store Room, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting
and Office Manager
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) menerima
barang dan meneliti kembali barang-barang yang diterima oleh Receiving
berdasarkan Receiving Report disertai data dokumen yang lengkap
b) memisahkan
barang-barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya
masing-masing, sebagai berikut:
1) kelompok
makanan (food)
2) kelompok
minuman (beverage)
3) kelompok
materials dan supplies
4) operating
equipment
5) fixed
assets
c) semua
barang-barang yang diterima dibuatkan dan dicatat dalam masing-masing Bin Card
d) mengeluarkan
barang-barang Store Room Requisition dan mencatat masing-masing barang di dalam
Bin Card
e) membuat
Purchase Request untuk barang-barang yang stoknya sudah menipis dan
menandatangani Purchase Request yang bersifat Re-order Level
f) menandatangani
dan meneliti Purchase Request yang bersifat Direct Purchase (Direct Issue)
yaitu barang yang segera dibutuhkan oleh departemen, tetapi tidak tersedia di
gudang
g) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager dengan
layak yang berhubungan dengan kedinasan
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
bersama-sama dengan Cost Control mengadakan Weekly Inventory
khusus Food and Beverage di General Store Room
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) bersama-sama
dengan Cost Control mengadakan Monthly Inventory untuk makanan, minuman, dan
persediaan di General Store Room
b) membuat
Store Room Consumption Analysis
c) menghadiri
rapat Accounting Department
4) Tugas
Tengah Tahunan (Six Months) bersama-sama dengan Cost Control mengadakan inventory
khusus Operating Equipment di General Store Room
5) Tugas
Tahunan (Yearly)
bersama-sama dengan Cost Control mengadakan inventory
tahunan yang mencakup seluruh barang-barang yang disimpan di General Store
Room
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/SMA
+
persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting and Auditing
- Ekonomi
- Computer Operating
3) Pengalaman kerja : minimal 3 tahun di Bidang Perhotelan/Storing
4) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
6) Umur : maksimal 35 tahun
5. Purchasing Supervisor
Jabatan : Purchasing
Supervisor
Bagian : Accounting
Department
Seksi : Purchasing
Section
Atasan Langsung : General Manager, Accounting and Office
Manager
Bawahan Langsung : Purchasing Clerk
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas kelancaran operasional di Purchasing Section yang menyangkut
kegiatan pengadaan barang-barang keperluan operasional yaitu makanan, minuman,
persediaan, dan barang-barang keperluan hotel lainnya
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager maupun Accounting and
Office Manager
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) meneliti
staf Purchasing Section yang hadir sesuai dengan jadwal kerja yang berlaku
b) membimbing
dan mengawasi pelaksanaan kerja di Purchasing Section
c) memilih
vendor-vendor yang memenuhi persyaratan sebagai Daftar Rekanan Mampu (DRM)
dengan kondisi yang disetujui kedua belah pihak, dengan syarat sebagai berikut:
1. mempunyai
ijin usaha
2. mempunyai
Nomor Pokok Wajib pajak (NPWP)
3. tercantum
dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) – DIY atau langganan YIH, kecuali langganan
dan market
d) meneliti
dan menandatangani semua Purchase Request dan Store untuk pembelian yang
sifatnya Re-Order Level (ROL) atau rutin untuk stok maupun yang sifatnya Direct
Purchase (Direct Issue) atau emergency
e) mencari
penawaran harga untuk pembelian-pembelian baik yang bersifat Re-Order Level
maupun Direct Purchase (Direct Issue)/quotation 3 vendor, dengan
pertimbangan harga yang layak, kualitas barang layak dan pembayaran yang
bersifat menguntungkan
f) menindaklanjuti
Purchase Request yang telah lengkap dengan tanda tangan persetujuan dan semua
pihak yang berkepentingan dengan dibuatkan Purchase Order
g) memilih
vendor yang sesuai dan layak untuk merealisasi Purchase Request dan
menandatangani Purchase Order sebelum diajukan kepada General Manager
h) menyerahkan
Purchase Order kepada vendor yang terpilih sesuai ketentuan yang terdapat dalam
Purchase Order
i) mengelola
House Bank yang ada dan membayar kembali (reimburse) semua pembayaran
tunai kepada General Cashier
j) melengkapi
dokumen atau data-data untuk pembayaran pada setiap voucher payable yang
masih kurang lengkap
k) berhubungan
dengan rekanan atau vendor untuk kelancaran proses pengadaan atau pembelian
barang, serta menindaklanjuti Purchase Request maupun Purchase Order yang
belum terealisasi untuk segera diselesaikan
1) melaksanakan
instruksi-instruksi dan General Manager maupun Accounting and Office Manager
yang berhubungan dengan kedinasan yang layak
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order
yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order
yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti
4) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) menyusun
program rencana kerja Purchasing Section
b) memberikan
penilaian atas kecakapan/prestasi kerja pegawai staf Purchasing
5) Tugas
Lain-Lain (Insidental)
a) konsultasi
dengan General Manager, Accounting and Office Manager maupun Department Head
yang bersangkutan untuk kelancaran proses pembelian barang yang menyangkut
jenis barang, merek, spesifikasi, dan mutu barang
b) menyesuaikan
harga pembelian barang berdasarkan survei pasar yang dilakukan oleh Cost
Control dan tim
c) mengadakan
proof atau konfirmasi atas barang-barang cetakan dan barang-barang
lainnya kepada yang bersangkutan
c. Standar
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda
Ekonomi/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
-
Bidang Manajemen dan Administrasi
- Accounting
and Auditing
- Computer
Operating
3) Pengalaman kerja : minimal 3 tahun di bidang
perhotelan/ Purchasing
4) Bahasa asing : menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian : jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll
6) Umur :
maksimal 35 tahun
6. FOC Supervisor
Jabatan : FOC Supervisor
Bagian : Accounting
Department
Seksi : Credit Section
Atasan Langsung : Credit Manager
Bawahan Langsung : Front Office Cashier, Night Auditor
a. Fungsi
bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front
Office Cashier yang menyangkut kegiatan penerimaan uang di Front Office Cashier
dan Night Auditing, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Credit Manager
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian
a) meneliti
seluruh staf Front Office Cashier yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku
b) membimbing
dan mengawasi pelaksanaan kerja di Front Office Cashier dan Night Auditing
c) meneliti
kembali atas semua Guest Bill yang ada untuk semua Guest Active atau Guest
Ledger pada Rack Bill bahwa semua Guest Bill telah lengkap berikut dokumen
penyertanya, antara lain:
1. registration
card yang lengkap untuk semua Guest Bill
2. voucher
dan travel agent untuk grup/individu
3. surat
garansi untuk perusahaan dan individu
4. KTP/paspor (bila diperlukan untuk
garansi)
d) meneliti
dan menandatangani semua Trial Balance, FOC Cash Sheet, Rest and Bar Summary of
Sales, Miscellaneous Charge, Miscellaneous Credit (Rebate Credit) dan semua
dokumen yang harus dilaporkan ke Income Audit
e) menyaksikan
pengambilan Remmitance of Fund yang dilakukan oleh General Cashier dan
perhitungan uangnya
f) menyelesaikan
masalah-masalah yang timbul di Front Office Cashier dan jalan keluarnya
g) mampu
menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu mengenai transaksi pada Guest Bill
dan yang berhubungan dengan hal tersebut
h) bertindak
selaku Front Office Cashier apabila diperlukan (tenaga FOC terbatas/revised)
2) Tugas
Bulanan
a) menyusun
jadwal kerja dari Front Office Cashier pada setiap akhir bulan untuk bulan
berikutnya
b) menghadiri
rapat Accounting Department dan Credit Department
3) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) menyusun
program rencana kerja Front Office Cashier & Night Audit untuk anggaran
b) memberi
penilaian atas kecakapan pegawai dan staf Front Office Cashier dan Night Audit
4) Tugas
Lain-Lain (Insidental)
menandatangani Store Room Requisition untuk keperluan
barang-barang di Front Office Cashier
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting and
Auditing
- FOC posting machine
- RBC posting machine
3) Pengalaman kerja : minimal 3 tahun di bidang perhotelan/Cashiering
4) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
6) Umur :
maksimal 35 tahun
7. Front Office Cashier
Jabatan : Front Office Cashier
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Credit Section
Atasan Langsung : Front Office Cashier Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas tugas mencatat dan memproses serta posting atas transaksi
setiap tamu melalui Guest Bill ke dalam Cash Register di Front Office Cashier
yang menyangkut Rest and Bar dan Miscellaneous Charge serta pembayarannya
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Chief Front Office Cashier maupun Credit
Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) mengelola
House Bank untuk Front Office Cashier dan Cash Receipt
b) dengan
menggunakan FOC Cash Register, maka membuat pembebanan atau mengirim Guest
Ledger pada setiap Guest Bill untuk Rest and Bar Charges dan Miscellaneous
Charge
c) menerima
pembayaran tunai baik untuk Guest Ledger atau Front Collection dan City Ledger
serta Back Collection
d) mengeluarkan
Paid Out sesuai dengan ketentuan yang berlaku
e) menerima
penukaran mata uang asing atau Foreign Currency Exchange
f) membuat
Cash Report atau Front Office Cashier Cash Sheet sesuai dengan A Card & B
Card
g) membuat
City Ledger Transfer untuk Guest Bill yang bersifat charges
h) memasukkan
semua penerimaan tunai sesuai shift-nya masing-masing ke dalam
Remittance of Fund Envelope dan dimasukkan ke dalam Drop Box untuk diambil
General Cashier pada keesokan harinya
i) mengelola
penggunaan Guest Safety Deposit Box sesuai dengan ketentuan yang berlaku
j) menangani
Credit Card sesuai dengan ketentuan yang berlaku
k) menangani
Group Billing dengan sistem package untuk Full American Plan (Full
Board) dan Modivite American Plan (Half Board) serta Personal Bill
1) menindak
lanjut atau memproses dan Miscellaneous Credit atau Rebate Credit
m) menindak
lanjut atau memproses dari Guest Deposit dan Refund Deposit
n) mampu
menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu yang menyangkut transaksi Guest Bill
dan sebagainya dalam bahasa Inggris
o) membuat
Cash Received untuk setiap penerimaan uang di Front Office Cashier
2) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Chief Front
Office Cashier maupun Accounting and Finance Manager yang layak dan
berhubungan dengan kedinasan
c. Waktu
Kerja (Shift)
1) shift
jam 08.00 sampai dengan jam 16.00
2) shift
jam 16.00 sampai dengan jam 24.00
d. Standard Requirement
1)
Pendidikan dasar : Program D l/D Il/Perhotelan/SMA + persyaratan
khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting and
Auditing
- FOC posting machine
- RBC posting machine
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
8. Night Auditor
Jabatan : Night Auditor
Bagian : Accounting
Department
Seksi : Credit Section
Atasan Langsung : Front Office Cashier Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas tugas mencatat, memproses, serta mengirim setiap transaksi tamu
melalui Guest Bill yang menyangkut room dan correction ke dalam
Cash Register di Front Office Cashier beserta pembayarannya
2) meneliti
kembali proses pengiriman yang dilakukan oleh Front Office Cashier dan menutup
mesin Cash Register FOC dan membuat Trial Balance.
3) me-reset
(Balancing Zero) atas semua Restaurant and Bar Cashier Cash Register di
seluruh outlets
4) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh FOC Supervisor dan Credit Manager yang
layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) mengelola
House Bank untuk FOC dan Cash Receipt
b) dengan
menggunakan FOC Cash Register membuat pembebanan atau pengiriman Guest Ledger
pada setiap Guest Bill untuk Room Charges, Restaurant & Bar Charges dan
Miscellaneous Charges
c) meneliti
kembali semua pencatatan, proses, dan pengiriman yang telah dilakukan oleh
Front Office Cashier pada shift sebelumnya
d) membuat
koreksi atau adjustment
e) menindaklanjuti
atau memproses Miscellaneous Credit atau Rebate Credit
f) menindaklanjuti
atau memproses Guest Deposit dan Refund Deposit
g) meneliti
kembali semua pencatatan dan pengiriman yang telah dilakukan oleh Rest &
Bar Cashier pada Cash Register Rest & Bar Cashier dan Summary of Restaurant
& Bar Sales by outlets
h) me-reset
(balancing zero) semua Cash Register dan Rest & Bar Cashier seluruh
outlets
i) menerima
pembayaran tunai baik untuk Guest Ledger maupun City Ledger
j) mengeluarkan
paid out sesuai dengan ketentuan yang berlaku
k) menutup
mesin FOC Cash Register dan maupun Trial Balance
1) menerima
penukaran mata uang asing atau Foreign Currency Exchange
m) mengelola
penggunaan Guest Safety Deposit Box sesuai dengan ketentuan yang berlaku
n) menangani
Credit Card sesuai dengan ketentuan yang berlaku
o) menangani
Group Billing dengan package untuk Full American Plan (Full Board) dan
Modified American Plan (Half Board) serta Personal Bill
p) membuat
City Ledger Transfer Master Card untuk Guest Bill yang bersifat charges
q) membuat
Cash Report atau Front Cashier Cash Sheet sesuai dengan A Card dan B Card
r) memasukkan
semua penerimaan tunai sesuai shift-nya ke dalam Remittance of Fund Envelope
dan dimasukkan k dalam Drop Box untuk diambil oleh General Cashier path
keesokan harinya
s) mampu
menjawab pertanyaan dan tamu yang menyangkut transaksi Guest Bill dan lain-lain
dalam bahasa Inggris
t) membuat
Details of Nett Out Standing atau Guest
Active
u) membuat
Cash Received untuk setiap penerimaan uang d Front Office Cashier
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
menghadiri rapat Accounting Department
c. Waktu
Kerja (Shift)
jam 24.00 sampai dengan 08.00
d. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting and Auditing
- FOC posting machine
- RBC posting machine
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll
9. Accounts Receivable Supervisor
Jabatan : Accounts Receivable Supervisor
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Credit Section
Atasan Langsung : Credit Manager
Bawahan Langsung : Collector, Typist
a. Fungsi
bertanggung jawab atas kelancaran penagihan atau
pengutipan piutang perusahaan atau Accounts Receivable, dan melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager maupun Accounting and
Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) membuat
uraian (break down) City Ledger Master Card yang dibuat oleh Night
Auditor dan meneliti dokumen-dokumen penyertanya
b) mengirim
masing-masing bill sesuai dengan klasifikasinya pada City Ledger Card (posting
charge – debit)
c) melakukan
penagihan atau Statement of Accounts kepada para langganan disertai
dokumen-dokumen penyerta yang lengkap
d) melakukan
penagihan atau pengutipan baik dengan surat maupun didatangi sendiri
e) membuat
Daily Collection Report yaitu laporan harian atas pengutipan atau penagihan
yang diperoleh dan menyetorkan langsung ke Front Office Cashier
f) membuat
remainder (peringatan) kepada Guest Ledger yang sudah melebihi batas
limit dari City Ledger yang melebihi batas limit, maupun batas waktu sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
g) mengirim
masing-masing hasil pengutipan atau penagihan pada City Ledger Card (posting
payment–credit), serta memberi korekasi /adjustment yang
diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
h) membukukan
transaksi Accounts Receivable berdasarkan D Card pada City Ledger Control Book
i) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager maupun Accounting &
Office Manager
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
meneliti kembali Out Standing
Balance yang harus segera ditindaklanjuti
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) membuat
Aged Trial Balance of Accounts Receivable berdasarkan City Ledger, D Card, dan
City Ledger Control Book
b) menghadiri
rapat Accounting Department dan Credit Department
4) Tugas
Tahunan (Yearly)
membuat daftar City Ledger and Collected yaitu piutang
langganan yang sudah lama dan tidak tertagih untuk dihapus dan diajukan kepada
Direksi
5) Tugas-Tugas
Lain (Insidentil)
membuat konfirmasi atas City Ledger/Accounts Receivable
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda Ekonomi/perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang
Manajemen dan Administrasi
-
Accounting & Auditing
- Ekonomi
- Computer
Operating
3) Pengalaman kerja : minimal 3 tahun di Bidang Perhotelan/ Accounts Receivable
4) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
6) Umur :
maksimal 35 tahun
10. General Cashier
Jabatan General Cashier
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
General Accounting Section
Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
bertanggung jawab atas penerimaan uang tunai maupun cek
serta deposito ke bank atau Owning Company berikut pencatatannya dan pembayaran
tunai dari House Bank, membayar kembali (reimbursement) pembayaran
tunai yang telah dilakukan, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan
oleh Assistant & Accounting Office Manager
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) mengambil
dan menghitung semua Remittance of Fund Envelope dan Drop Box sesuai dengan
pendapatan dan disaksikan oleh Chief FOC atau FOC
b) membuat
General Cashier Daily Receipt Summary dengan lengkap beserta konfirmasi dan
Income Audit dan persetujuan darn Accounting Manager
c) deposit
ke bank atau Owning Company atas semua pendapatan yang diterima.
d) mengelola
House Bank
e) mengadakan
pembayaran tunai dalam jumlah tertentu baik untuk Cash Disbursement Voucher
maupun Advance
f) membuat
Cash Disbursement Voucher berdasarkan pembayaran tunai yang telah dilakukan
g) membuat
Reimbursement kepada Accounts Payable atau Owning Company atas semua pembayaran
tunai yang telah dilakukan
h) mencatat
dan membukukan semua pembayaran tunai maupun dengan cek/bilyet giro ke dalam Cash
& Check Register
i) mencatat
atau membukukan semua pendapatan ke dalam Cash & Check Receipt Book
j) membayarkan
semua pembayaran dengan cek/bilyet giro kepada vendor untuk Account Payable
k) menyimpan
arsip-arsip dokumen dengan baik sesuai ketentuan
1) membuat
atau mencatat Foreign Currency Book
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) menutup
Cash Check Register Book dan membuat jurnalnya
b) menutup
Cash Receipt Book dan membuat jurnalnya
c) menutup
Foreign Currency Book
d) menghadiri
rapat Accounting Department
e) konfirmasi
dengan Book Keeper/Accounts Payable
3) Tugas-Tugas
Lain
konfirmasi Bank Balance dengan bank
c. Standar
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda
Ekonomi/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
11. Income Auditor
Jabatan : Income Auditor
Bagian : Accounting Department
Seksi : General
Accounting Section
Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office
Manager
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baik cash maupun
charge, serta membuat laporan harian atau daily sales report sesuai
dengan ketentuan
2) mengonfirmasi
semua pembayaran untuk komisi maupun insentif yang akan dibayar
3) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager
yang layak dalam rangka kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) mengambil
semua data atau dokumen transaksi penjualan dan laporan-laporan lainnya di FOC
b) meneliti
kembali Trial Balance FOC Cash Register sesuai dengan ketentuan rumus yang
berlaku
c) meneliti
kembali Posting Room Charge dengan Room Recapitulation (FO), House Count Sheet
(FO), House Keeping Report (HK), Room Change Report, Room Descripancy Report,
dll.
d) meneliti
kembali Posting Food & Beverage atau Rest & Bar Charges dengan Summary
of Food & Beverage Sales by Outlets dan Rest & Bar Chits, dll.
e) meneliti kembali Posting Miscellaneous Charge dengan Details
of Miscellaneous Credit, dll.
f) meneliti
kembali correction atau adjustment dengan Rebate Credit atau
Micellaneous Credit, dll.
g) meneliti
kembali Cash Receipt dan Charge Accounts sesuai data atau dokumen yang ada
yaitu, Front Office Cash Sheet, City Ledger Transfer, dan Cash Receipt atau
kuitansi
h) meneliti
kembali pemakaian Guest Bill dan Rest & Bar Charges, serta Cash Receipt
sesuai dengan nomor urut pemakaian
i) meneliti
kembali Rest & Bar Charge Complimentary atau Official Charges
j) membuat
Summary of Sales, yaitu memisahkan semua Sales menjadi Nett Sales
k) membuat
Daily Sales Report sesuai dengan ketentuan yang berlaku
1) konfirmasi
dengan General Cashier untuk Cash Receipt, serta Bank Balance & House Bank
Balance
m) melakukan
tes-tes untuk rest & bar charges dengan daftar harga menu atau bar list
n) membukukan
semua sales pada sales book sesuai dengan charge of accounts yang berlaku
o) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager
dengan baik dan layak yang menyangkut kedinasan
p) menyimpan
(filing) dokumen-dokumen yang ada sesuai ketentuan yang berlaku
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) menutup
Sales Book dan membuat Sales Journal sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b) menutup
Allowance Book dan membuat Discount & Allowance Journal sesuai ketentuan
yang berlaku
c) menghadiri
rapat Accounting Department
3) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
a) mengadakan
pemeriksaan di FOC maupun Rest & Bar Cashier atau Guest Bill, Rest &
Bar Charges, Cash Receipt, dll.
b) meneliti
dan mencatat penjualan tiket untuk event-event tertentu yang diadakan
c. Standard Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda
Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Computer Operating
- FOC posting machine
- RBC posting machine
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
12. Accounts
Payable
Jabatan : Accounts Payable
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
General Accounting Department
Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggungjawab
atas penelitian dan pencatatan semua utangutang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya
yaitu Account Payable Voucher sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager
atau Accounting & Office Manager yang layak dalam rangka kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) menerima
tembusan Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), dan
Invoice atau nota
b) membuat
Voucher Payable dengan dilampiri dokumen-dokumen pendukung sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
c) menyerahkan
Voucher Payable tersebut kepada General Cashier untuk dibuatkan cek/BG dan
ditandatangani oleh AOM dan GM
d) membukukan
semua pembayaran Accounts Payable dan cek/BG ke dalam Voucher Register,
demikian pula membukukan semua pembayaran tunai atau General Cashier Reimbursement
ke dalam Voucher Register sesuai Chart of Accounts yang berlaku dan ketentuan
yang telah ditetapkan
e) menyiapkan
jadwal semua pembayaran Accounts Payable yang sudah jatuh tempo kepada General
Cashier untuk diajukan kepada pembayarnya
f) konfirmasi
Accounts Payable yang akan dibayar dengan Cost Control
g) memberikan
informasi kepada Assistant & Accounting Manager mengenai masalah harga
pembelian barang-barang
h) menyimpan
(filing) semua Voucher Payable sesuai dengan ketentuan
i) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant & Accounting Manager dengan
baik dan layak dalam hal yang menyangkut kedinasan
j) mengeposkan
ke dalam Accounts Payable Card masing-masing vendor yang menyangkut pembelian,
pembayaran, dan sisa utang
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) menutup
Voucher Register Book dan membuat Journal Accounts Payable, mengadakan
konfirmasi atas pembelian barang-barang inventory dan expenses dengan
Cost Control
b) menutup
Accounts Payable Card masing-masing vendor dan membuat Aged Trial Balance of
Accounts Payable untuk lampiran Financial Statement
c) menghadiri
rapat Accounting Department
3) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
melakukan market survey ke pasar-pasar
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Computer Operating
4) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
13. Paymaster
Jabatan : Paymaster
Bagian : Accounting
Department
Seksi : General
Accounting Section
Atasan Langsung : Assistant
Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung
: -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas pencatatan dan pembayaran gaji, tunjangan lembur, dan service
charge dan pembayaran lain untuk seluruh karyawan
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant and Accounting & Office
Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) menerima
daftar gaji, daftar lembur, dan daftar pembayaran service charge dan
seluruh karyawan seluruh departemen dan Personalia
b) mencocokkan
daftar gaji sesuai status pegawai, daftar kerja lembur, dan pembayaran service
charge termasuk potongan-potongan sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian
pula jumlah uangnya serta membuat detil/ perincian uangnya
c) menyiapkan
perincian gaji/service beserta amplop gaji
d) membuat
Voucher Payable atas jumlah pembayaran gaji atau service tersebut yang
kemudian diajukan kepada Accounting & Office Manager untuk dibuatkan
cek/BG dengan persetujuan dan General Manager
e) memasukkan
uang ke dalam amplop masing-masing karyawan sesuai ketentuan yang berlaku
f) membayarkan
gaji atau service charge kepada karyawan sesuai jatuh tempo dan
ketentuan yang berlaku
g) mencatat
atau membukukan pembayaran gaji dan service charge ke dalam Payroll Book
dan membuat Journal Vouchernya (sudah sibuatkan oleh Account Payable)
h) menghadiri
rapat Accounting Department
i) membayarkan
income tax/PPH 21 ke kantor pajak
2) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
menghubungi Personalia untuk konfirmasi
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda
Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll
14. Restaurant
and Bank Cashier
Jabatan : Restaurant and Bank Cashier
Bagian :
Accounting and Bar Cashier
Seksi :
General Accounting Section
Atasan Langsung : Restaurant and Bar Cashier Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas penjualan di Rest & Bar yang menyangkut penerimaan uang tunai
di Rest & Bar Cashier dan charges atas penjualan makanan dan minuman
di masing-masing outlet
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rest & Bar Cashier Supervisor maupun
Assistant Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan
kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) mengelola
House Bank Rest & Bar Cashier
b) membuat
Rest & Bar Charges dengan menggunakan mesin Cash Register Rest & Bar
Cashier ke dalam Rest & Bar Chits/ Bill, berdasarkan Captain Order/Slip
Order sesuai dengan menu & bar list
c) menerima
pembayaran tunai apabila Rest & Bar Chits tersebut tidak dibayar tunai
d) mengirimkan
Rest & Bar Chits yang tidak dibayar tunai atau charges secepatnya ke
Front Office Cashier untuk diposkan pada Guest Bill tiap-tiap tamu
e) menyerahkan
hasil penerimaan tunai kepada General Cashier dengan memasukkan penerimaan
tunai ke dalam Remittance of Fund Envelopes, kemudian dimasukkan ke dalam Drop
Box di FOC sesuai shift-nya masing-masing
f) membuat
Sales Summary dan mengambil Audit Strip dari Cash Register
g) membuat
Sales Recapitulation untuk masing-masing outlet sesuai shift-nya masing-masing
h) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rest & Bar Cashier Supervisor maupun
Assistant Accounting & Office Manager dengan baik dan layak yang
berhubungan dengan kedinasan
i) membuat
Food History Record
2. Tugas
Bulanan (Monthly)
menghadiri rapat Accounting Department
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda
Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
- RBC posting machine
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll
15. Book Keeper
Jabatan : Book Keeper
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
General Accounting Section
Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas pembukuan semua Journal Voucher yang ada dan dibukukan pada buku
besar atau ledger, serta menutup buku dan menyusun Work Sheet atau Trial
Balance, mengisi semua formulir laporan keuangan sesuai dengan angka-angka
dalam buku besar
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant dan Accounting & Office
Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1)
Tugas Harian (Daily)
a) meneliti
kembali semua Journal Voucher yang telah dibukukan dan juga Financial
Statement yang telah dibuat, apabila terdapat misposting maka dibuatkan
Journal Voucher-nya
b) membukukan
semua transaksi pembayaran maupun penerima cek atau BG ke dalam masing-masing
buku bank
c) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant dan Accounting & Office
Manager
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) meneliti
kembali semua jurnal yang dikirimkan oleh seksi-seksi di Accounting Department
b) meneliti
kembali semua laporan bulanan yang dikirimkan oleh seluruh departemen dan
dibuatkan jurnalnya
c) melengkapi
jurnal-jurnal lainnya termasuk adjustment atau koreksi
d) membukukan
seluruh jurnal ke dalam buku besar sesuai dengan Charge of Accounts yang berlaku
e) menutup
buku besar dan membuat neraca percobaan atau Trial Balance
f) mengisi
formulir neraca dan lampirannya serta rugi laba berikut lampirannya sesuai
dengan angka-angka pada buku besar
g) menyerahkan
formulir-formulir dan Financial Statement yang telah diisi lengkap kepada
sekretaris untuk diketik
h) menjilid
formulir Financial Statement yang telah selesai diketik/cetak bersama komentar
dari Accounting & Office Manager dan mengirimkan kepada manajemen dan
direksi
i) melaksanakan
tugas lain dan Assistant dan Accounting & Office Manager
j) menyimpan
(filing) semua dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
k) menghadiri
rapat Accounting Department
1) meneliti
kembali semua jurnal yang telah dibukukan dan juga Financial Statement serta
mengadakan koreksi atau adjustment yang diperlukan
3) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) meneliti
kembali semua jurnal yang telah dibukukan dan juga membuat koreksi atau adjustment
yang diperlukan
b) membantu
Assistant dan Accounting & Office Manager menyusun anggaran perusahaan dan
Goals Action Sheet
c) membantu
Assistant dan Accounting Office Manager dalam menyusun Annual Report atau
laporan keuangan tahunan serta Inventory Book
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Sarjana Muda
Ekonomi/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan
khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
16. Receiving Clerk
Jabatan : Receiving Clerk
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Cost Control Section
Atasan Langsung : Cost Control Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggungjawab
atas penerimaan barang-barang yang dibeli oleh perusahaan yang menyangkut
kualitas, kuantitas, dan harga sesuai ketentuan dalam Purchase Order (PO) yang
berlaku
2) menyerahkan
barang-barang tersebut ke General Store dan melaksanakan tugas-tugas lain dari
Cost Control Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan
berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) menerima
barang-barang dari vendor berdasarkan Perchance Order (PO) untuk pembelian stok
atau Re-Order Level (ROL), serta Purchase Request (PR), Direct Purchase untuk Direct
Issue
b) meneliti,
menimbang, dan menghitung barang-barang yang dikirimkan oleh vendor (kuantitas,
kualitas, dan harga) sesuai ketentuan
c) membuat
Receiving report (KR) berdasarkan barang-barang yang diterima sesuai ketentuan,
dan meneliti pula kelengkapan data/dokumen penyerta, antara lain:
1. invoice atau nota
2. realisasi
nomor PO atau PR – DP
d) membuat
Notice of Arrival atau Memorandum of Invoice apabila barang datang tanpa nota
atau invoice
e) menolak
penerimaan barang dan vendor apabila barang yang dikirim tanpa didukung oleh
Purchase Order (PO), Purchase Request (PR), Direct Purchase (DP) sesuai
ketentuan
f) menghubungi
departemen yang bersangkutan apabila terdapat penerimaan barang yang menyimpang atau tidak sesuai
dengan ketentuan
g) menyerahkan
barang-barang yang telah diterima sesuai ketentuan kepada General Store untuk disimpan
atau langsung menyerahkan kepada departemen yang bersangkutan
h) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor dan Accounting
& Office Manager dengan layak dan berhubungan dengan kedinasan
2) Tugas
Bulanan (Monthly) menghadiri rapat Accounting Department
3) Tugas-Tugas
Lain (Insidental) mengadakan market survey
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
17. Food Control
Jabatan : Food Control
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Cost Control Section
Atasan Langsung : Cost Control Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas pencatatan dan pengawasan harga pokok penjualan makanan (Cost of
Food Sold) dan persediaan makanan (Food Inventories)
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) memposting
ke dalam cardex semua barang yang termasuk dalam makanan/food yang diterima
berdasarkan Receiving Report (KR)
b) memposting
ke dalam cardex semua pengeluaran makanan dengan Store Room Requisition (SRR)
c) Pricing
Requisition dan Inter Kitchen Transfer ke dalam Food Cost Book
d) verifikasi
Voucher Payable atas pembelian makanan
e) membuat
Daily Flash Food Cost Report
f) meneliti
dan menyalin Employees Meals Report
g) meneliti
dan menyalin Food History Records
h) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
a) mengadakan
Inventory Food pada setiap outlet dan Store
b) membuat
Weekly Food Cost
c) membuat
Weekly Report Employees Meals
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) mengadakan
Inventory Food pada setiap outlet dan Store
b) menutup
Food Cost Book
c) membuat
Food Reconciliation
d) membuat
Journal Food Consumed dan Employees Meals
e) membuat
uraian laporan entertaining
f) menghadiri
rapat Accounting Department
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
18. Beverage Control
Jabatan : Beverage Control
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Cost Control Section
Atasan Langsung : Cost Control Supervisor
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas pencatatan dan pengawasan harga pokok penjualan (Cost of Beverage Sold)
dan persediaan minuman (Beverage Inventories)
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) memposting
ke dalam cardex semua barang minuman (beverage) yang diterima
berdasarkan Receiving Report (KR)
b) memposting
ke dalam cardex semua pengeluaran minuman (beverage) dengan berdasarkan
Store Room Requisition
c) Pricing
Requisition dan Inter Bar Transfer ke dalam Beverage Cost Book
d) verifikasi
Voucher Payable atas pembelian minuman
e) membuat
Daily Beverage Sheet
f) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
a) mengadakan
Inventory Beverage pada setiap outlet dan Store b) membuat Weekly Beverage
Cost, Sales & Potential Sales
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) mengadakan
Inventory Beverage pada setiap outlet dan Store
b) menutup
Beverage Cost Book
c) membuat
Beverage Reconciliation
d) membuat
Journal Beverage Consumed
e) membuat uraian laporan entertaining
f) menghadiri
rapat Accounting Department
4) Tugas
Tengah Tahunan (Six Months)
membantu mengadakan Inventory Operating Equipment di
seluruh outlet dan Store
5) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) membantu
mengadakan inventory keseluruhan baik barang-barang persediaan,
Operating Equipment maupun Fixed Assets
b) membantu
pembuatan/penyusunan Inventory Book
6) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
a) mengadakan
market survey
b) membuat
Calculation of Standard Recipe (Food) dan Yield Test
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D-II/Perhotelan/SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
19. Material and Property Control
Jabatan : Material and Property Control
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Cost Control Section
Atasan Langsung : Cost Control Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) bertanggung
jawab atas pencatatan dan pengawasan yang menyangkut biaya materials/supplies,
persediaan material, operating equipment, dan fixed assets
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting
& Office Manager dengan layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) memposting
ke dalam cardex semua barang materials/supplies yang diterima
berdasarkan Receiving Report (KR)
b) memposting
ke dalam cardex semua pengeluaran barang materials/ supplies berdasarkan
Store Room Requisition (SRR)
c) Pricing
Requisition dan Inter Dept. Materials/Supplies Book
d) verifikasi
Voucher Payable atas pembelian materials/supplies
e) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
2) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) mengadakan
inventory materials/supplies pada setiap departemen dan store
b) menutup
Materials/Supplies Book
c) membuat
Materials/Supplies Reconciliation
d) membuat
Journal Materials/Supplies Consumption
e) menghadiri
rapat Accounting Department
3) Tugas
Tengah Tahunan (Six Months)
a) mengadakan
Inventory Operating Equipment di seluruh outlet dan store
b) membuat
Operating Equipment Reconciliation Replacement
4) Tugas
Tahunan (Yearly)
a) mengadakan
inventory keseluruhan baik barang persediaan, operating equipment maupun
fixed assets
b) membuat
atau menyusun Inventory Book
c) membuat
perhitungan penyusutan atas barang-barang fixed assets
5) Tugas-Tugas
Lain (Insidental)
a) memposting
ke dalam Operating Equipment Register Book untuk penerimaan barang-barang
Operating Equipment berdasarkan Receiving Report (KR)
b) memposting
ke dalam Fixed Assets Register Book untuk penerimaan barang-barang Fixed Assets
berdasarkan Receiving Report sesuai dengan klasifikasi barang grup I, II atau
III
c) membuat
Fixed Assets Card untuk setiap penerimaan barang-barang fixed assets
d) membuat
Inventory List untuk operating equipment pada masing-masing outlet
sebagai Fixed Stock untuk operasional
e) mencatat
Property to Remove yaitu penyesuaian pencatatan untuk barang-barang Fixed
Assets yang berubah atau pindah penempatannya
f) mengadakan
survei pasar untuk materials/supplies
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D-II/Perhotelan/ SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll
20. Store Keeper
Jabatan : Store Keeper (Food and Beverage Store Keeper/ Materials
and Supplies Store Keeper)
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Store Room Section
Atasan Langsung : Store Room Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) membantu
tugas dari Store Keeper dalam penyimpanan, pencatatan, dan pengeluaran barang
dan gudang
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Store Keeper Supervisor dan Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) menerima
barang dan meneliti kembali barang-barang yang diterima oleh receiving berdasarkan
receiving report disertai dokumen penyerta yang lengkap
b) memisahkan
barang-barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya
masing-masing, yaitu:
1. kelompok
makanan (Food)
2. kelompok
minuman (Beverage)
3. kelompok
Material & Supplies
4. Operating
Equipments
5. Fixed
Assets
c) semua
barang yang diterima dicatat dalam Bin Card
d) mengeluarkan
barang-barang berdasarkan Store Room Requisition dan mencatat dalam Bin Card
masing-masing barang sesuai ketentuan yang berlaku
e) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Store Keeper Supervisor dan Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
f) menyimpan
(filing) semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku
2) Tugas
Mingguan (Weekly)
bersama Cost Control mengadakan Weekly Inventory khusus
Food & Beverage di store
3) Tugas
Bulanan (Monthly)
a) bersama
Cost Control mengadakan Monthly Inventory untuk Food, Beverage, Supplies di store
b) menghadiri
rapat Accounting Department
4) Tugas
Tengah Tahunan (Six Months) bersama-sama Cost Control mengadakan inventory
khusus operating equipment di store
5) Tugas
Tahunan (Yearly)
bersama-sama Cost Control mengadakan inventory tahunan
yang mencakup seluruh barang-barang yang disimpan di store
c. Standard
Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D-II/Perhotelan/
SMA + persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Ekonomi
- Computer Operating
3) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
4) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
21. Purchasing Clerk
Jabatan : Purchasing Clerk
Bagian :
Accounting Department
Seksi :
Purchasing Section
Atasan Langsung : Purchasing Supervisor
Bawahan Langsung : -
a. Fungsi
1) membantu
tugas-tugas Purchasing Supervisor yang menyangkut proses pencatatan dan
pengadaan atau pembelian barang-barang keperluan perusahaan
2) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Purchasing Supervisor yang layak dan
berhubungan dengan kedinasan
b. Uraian
Tugas
1) Tugas
Harian (Daily)
a) menerima
Purchase Report (PR) darn store untuk permintaan pembelian yang bersifat
stok (Re-Order Level) dan Direct Purchase dari departemen, serta mengajukan
persetujuannya kepada Purchasing Supervisor untuk ditandatangani
b) menindaklanjuti
Purchase Request tersebut kepada Accounting & Office Manager dan General
Manager untuk ditandatangani/persetujuannya
c) setelah
Purchase Request tersebut lengkap tanda tangan persetujuan dari yang
berkepentingan, kemudian dibuatkan nomor Purchase Order (PO) secara unit
d) membuat
Purchase Order (PO) berdasarkan ketentuan atau pembagian dari Chief Purchasing
untuk tiap-tiap Purchase Request (PR)
e) meminta
persetujuan kepada Accounting & Office Manager dan General Manager disertai
dokumen-dokumen, antara lain:
1. Copy
Purchase Request
2. surat
penawaran 3 vendors (Quotation Analysis)
f) mencatat
Daily Purchase Report pada buku atau formulir yang telah tersedia
g) menyimpan
(filing) semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku
h) melaksanakan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Purchasing Supervisor atau Accounting
& Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
i) membuat
surat-surat keluar
c. Standard Requirement
1) Pendidikan dasar : Program D-I/D--II/Perhotelan/SMA
+ persyaratan khusus
2) Pendidikan khusus : - Bidang Perhotelan
- Bidang Manajemen dan
Administrasi
- Accounting & Auditing
- Computer Operating
4) Bahasa asing :
menguasai bahasa Inggris secara aktif
5) Kepribadian :
jujur, kreatif, ramah, disiplin, dll.
Struktur Organisasi Accounting Department