ruang lingkup fo

Ruang Lingkup Pekerjaan Departemen Kantor Depan hotel (Front Office Department)

            Peranan dan fungsi utama dari bagian Kantor Depan Hotel adalah, menjual (dalam arti menyewakan) kamar kepada para tamu. Oleh karena fungsinya itu, maka lokasi atau letak Kantor Depan Hotel seharusnya berada di tempat yang dilihat atau diketahui oleh tamu. Untuk membantu pelaksanaan fungsi bagian Kantor Depan Hotel terbagi menjadi beberapa sub-bagian yang masing-masing sub-bagian memiliki fungsi pelayanan yang berbeda.

Adapun sub-bagian yang terdapat di Kantor Depan Hotel (Front Office) sebagai berikut :

1.   Bagian pelayanan Pesanan Kamar (Reservation Section).

2.   Bagian pelayanan Penerima Tamu (Reception Section).

3.   Bagian pelayanan Uniform (Uniform Section).

4.   Bagian pelayanan Informasi (Information Section).

5.   Bagian pelayanan Telepon (Telephone Section).

6.   Kasir Kantor Depan Hotel (Front Office Cashier).

Untuk lebih jelasnya, dibawah ini disajikan Struktur Organisasi Kantor Depan Hotel (Front Office Organization) untuk hotel menengah sampai dengan besar, sebagai berikut:

Gambar 1.2: Struktur organisasi Kantor Depan Hotel (Front Office).

 

Situasi Kantor Depan Hotel (Front Office Department)

            Sub-sub bagian Kantor Depan Hotel, selanjutnya dijelaskan hanya untuk mendapatkan gambaran umum peranan dan fungsi dan masing-masing sub­bagian tersebut.

Telah diketahui bahwa fungsi utama bagian Kantor Depan Hotel (Front Office Department) adalah menjual (menyewakan) kamar kepada tamu. Oleh karena fungsinya itu, Kantor Depan Hotel (Front Office Department) seharusnya berlokasi di tempat yang mudah diketahui/dilihat oleh tamu.

Lokasi bagian Kantor Depan Hotel (Front Office Department) pada umumnya terletak di ruang depan hotel. Oleh sebab itu, lokasi Kantor Depan Hotel (Front Office Department) harus strategis, menyatu dengan ruang tunggu atau lobby dan biasanya berhadapan atau berdekatan dengan pintu masuk serta jalan menuju ke kamar-kamar, restoran, ruang pertemuan dan sebagainya. Pada gambar 1.2 dapat dilihat lokasi masing-masing sub-bagian dan Kantor Depan Hotel (Front Office Department), sebagai berikut:

Gambar 1.3: Bagian Kantor Depan Hotel (Front Office Department).

 

            Proses pelaksanaan tugas pekerjaan untuk masing-masing sub-bagian, akan diuraikan dalam uraian berikutnya, dan untuk jelasnya akan diuraikan pada berikut ini:

Bagian Pelayanan Pesanan Kamar (Reservation Section).

            Pelayanan pemesanan kamar dilakukan oleh bagian Pesanan Kamar (Reservation Section), bagian ini yang pertama dihubungi oleh tamu tersebut datang menginap di hotel. Memesan kamar lebih dahulu sering dilakukan oleh tamu yang akan menginap untuk memastikan apakah kamar yang dikehendaki oleh tamu masih tersedia atau tidak. Adapun ruang lingkup kegiatan operasional bagian pelayanan Pesanan Kamar (Reservation Section) meliputi:

v  Melayani seluruh pemesanan kamar hotel dari berbagai sumber dan cara pemesanan.

v  Melaksanakan proses pekerjaan kamar termasuk memberikan konfirmasi kamar.

v  Mempersiapkan pesanan kamar sesuai dengan tanggal, bulan, kedatangan tamu.

v  Melakukan kontrol situasi jumlah dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual.

Bagian Pelayanan Penerima Tamu (Reception Section)

Bagian Penerima Tamu (Reception Section) adalah bagian yang melakukan pendaftaran semua tamu yang datang untuk menginap di hotel. Adapun ruang lingkup tugas bagian penerima tamu meliputi:

v  Melayani penerimaan kedatangan tamu perorangan, rombongan dan tamu­-tamu penting (VIP).

v  Melaksanakan pendaftaran tamu-tamu yang menginap.

v  Memberikan penjelasan tentang fasilitas kamar bila diminta oleh tamu.

v  Menangani proses keberangkatan tamu.

v  Menyiapkan/membuat laporan penjualan kamar.

v  Pengarsipan, termasuk tentang suka duka (menangani keluhan-keluhan) tamu tersebut selama menginap di hotel yang akan digunakan sebagai Evaluation feedback, Guest record/history.

Bagian Pelayanan Penanganan Barang Tamu (Uniform Section)

Bagian penanganan barang-barang Tamu disebut Uniform Section adalah salah satu bagian yang mempunyai tugas sebagai berikut:

v  Menangani barang-barang bawaan tamu pada saat tamu datang (check in).

v  Menangani penitipan barang/kopor tamu.

v  Memberikan pelayanan informasi yang diminta oleh tamu.

v  Menjemput dan mengantarkan tamu pada waktu datang dan berangkat.

v  Menunjukkan/mengantar tamu menuju bagian penerima tamu (Reception Section) untuk registrasi, mengantar tamu menuju ke kamar.

Bagian Pelayanan Informasi (Information Section)

Bagian informasi bertugas memberikan penjelasan-penjelasan tentang sesuatu yang diperlukan oleh tamu, baik tamu yang menginap di hotel maupun yang tidak menginap di hotel.

Adapun penjelasan-penjelasan yang diberikan misalnya, tentang fasilitas-fasilitas yang terdapat di hotel; tempat-tempat berbelanja dan acara-acara hiburan di kota dan sebagainya.

Bagian Pelayanan Telepon (Telephone Section)

Bagian telepon terutama, telepon operator mempunyai tugas antar lain ialah:

v  Melayani permintaan sambungan telepon, baik yang bersifat lokal, interlokal, nasional maupun internasional.

v  Melayani informasi hotel melalui telepon dari luar, serta keterangan lain tentang situasi luar dan dalam hotel.

v  Menghitung biaya telepon, terutama untuk pemakaian sehari-hari yang dipisahkan untuk kepentingan hotel dan kepentingan tamu.

v  Melayani permintaan tamu untuk membangunkan pagi hari dengan bekerja sama dengan bagian informasi.

kasir Kantor Depan Hotel (Front Office Cashier)

Bagian pembayaran kwitansi/bon tamu (Guest bill) dipersiapkan oleh Kasir Kantor Depan Hotel (Front Office Cashier). Dalam operasinya, secara struktur organisatoris berada dibawah Kantor Depan Hotel (Front Office), tetapi berkaitan dengan tugas dan tanggungjawabnya berada dibawah Departemen Akunting (Accounting Department). Adapun tugas dan tanggungjawabnya ialah:

v  Untuk melayani tamu-tamu, petugas kasir harus menyiapkan kwitansi­-kwitansi tamu yang akan check out pada hari ini.

v  Menerima pembayaran tamu, baik pembayaran secara kontan ataupun kredit (cash/credit).

v  Melaksanakan penyimpanan dengan baik terutama yang berkaitan dengan seluruh kwitansi-kwitansi tamu yang akan dilaporkan.

Ruang Lingkup Pekerjaan Departemen Tata Graha (Housekeeping Department).

            Bagian Tata Graha (Housekeeping) adalah bagian yang cukup vital dalam memberikan pelayanan kepada para tamu hotel, terutama yang menyangkut pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel. Dalam melaksanakan tugas-tugas di bidang pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel, bagian Tata Graha (Housekeeping Department) harus melakukan kerjasama dengan bagian-bagian lainnya yang terdapat di hotel, seperti: bagian Kantor Depan Hotel (Front Office Department), bagian Makanan dan Minuman (Food and Beverage Department), bagian Engineering Department, bagian Akunting, BagianPersonel.

Tanggungjawab bagian Tata Graha (Housekeeping Department) dapat dikatakan dimulai dari pengurusan tentang bahan-bahan yang terbuat dari kain seperti taplak meja (table cloth), sprei, sarung bantal, gorden, menjaga kerapihan dan kebersihan ruangan beserta perlengkapannya, sampai pada program pengadaan/ penggantian peralatan dan perlengkapan, serta pemeliharaan seluruh ruangan hotel. Selanjutnya yang dimaksud dengan ruangan hotel terdiri dari kamar-kamar tamu, ruang rapat, ruangan umum seperti: lobby, corridor, restoran yang kesemuanya itu disebut juga sebagai front-of-the house. Di samping itu, bagian Tata Graha juga bertanggungjawab terhadap kebersihan dan ketrampilan ruangan belakang (back of-the house) seperti: ruangan dapur, ruangan makan karyawan, ruangan ganti pakaian karyawan, ruangan perkantoran dan sebagainya.

Berkaitan dengan peranan dan fungsi bagian Tata Graha (Housekeeping Department) tersebut, maka para karyawan bagian Tata Graha (Housekeeping Department) tersebut dituntut untuk memiliki perilaku, pengetahuan dan ketrampilan tentang bagaimana seharusnya menjaga kebersihan, kerapihan ruangan-ruangan hotel dengan menggunakan teknik dan prosedur serta peralatan yang benar. Dengan demikian dapat menjamin kualitas pelayanan yang sesuai dengan keinginan tamu.