proses divisi kamar

Proses dan Kegiatan Manajemen Divisi Kamar

(Room Division).

            Pengertian proses adalah serangkaian tahapan kegiatan yang dimulai dari menentukan tujuan sampai dengan tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Dalam melaksanakan serangkaian tahapan kegiatan tersebut, tidak terlepas dari pada usaha memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dan berpotensi di dalam pencapaian tujuan. Adapun proses manajemen adalah suatu tahapan kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan.

Perencanaan adalah merupakan langkah pertama yang harus dilakukan sebelum melaksanakan suatu kegiatan. Perencanaan dapat menunjukkan langkah-langkah kegiatan yang logis secara berurutan untuk mencapai tujuan. Sebagai contoh, tentang kegiatan perencanaan dalam operasional bagian Tata Graha (Housekeeping Department) adalah, membuat rencana program pembersihan menyeluruh area (General cleaning), membuat rencana kerja (Work plan) bagi para  Pramugraha (Roomboy/maid).

             Pengorganisasian adalah mengatur seluruh sumber daya yang ada (termasuk sumber daya manusia) dalam satu bentuk atau wadah sehingga mereka dapat melakukan aktivitas/kegiatan untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian berasal dari kata “organ” yang berarti alat atau bagian tubuh dari satu kesatuan tubuh dengan yang lain saling berkaitan/berhubungan dan dapat bergerak secara teratur yang dikendalikan pusat tubuh. Dari kata pengorganisasian inilah kemudian melahirkan struktur organisasi. Aktivitas pengorganisasian bukan hanya diwujudkan dalam bentuk struktur organisasi, akan tetapi pembentukan suatu tim/regu untuk melaksanakan pembersihan ruangan umum atau melaksanakan inventori, dapat juga dikatakan aktivitas pengorganisasian.

Penggerakan adalah suatu usaha agar semua anggota kelompok organisasi dengan sungguh-sungguh melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya untuk tercapainya tujuan organisasi, banyak faktor yang dapat mempengaruhi usaha menggerakkan anggota kelompok, diantaranya adalah: kepemimpinan, perilaku kelompok anggota, komunikasi, pengembangan sumber daya dan motivasi.

Pengendalian adalah suatu tindakan untuk mengetahui sejauh mana rencana yang telah dibuat dapat terlaksana, untuk dilakukan evaluasi terhadap hasil pekerjaan yang telah dicapai dan bila diperlukan dilakukan pembetulan terhadap penyimpangan-penyimpangan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya sesuai dengan rencana.

Gambar 1.1: Proses manajemen.

 

Bila dilihat bentuk dan prinsip-prinsip organisasi bagian Divisi Kamar (Rooms Division), pimpinan Divisi Kamar (Rooms Division Manager) dengan dibantu oleh pimpinan Kantor Depan (Front Office Manager) dan Executive Housekeeper sebagai pucuk pimpinan akan melimpahkan sebagian kewenangan dan tanggung jawab kepada sub bagian/seksi yang berada dibawah bagiannya masing-masing. Masing-masing sub bagian/seksi mempunyai spesialisasi pekerjaan sesuai dengan fungsi dan peranan sub bagian/seksi tersebut. Spesialisasi pekerjaan pada  setiap sub bagian/seksi bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Bagian Divisi Kamar (Rooms Division) sebagai organisasi yang mempunyai beberapa bagian dan sub bagian/ seksi. dapat dikatakan sebagai suatu sistem, hal tersebut karena masing-masing bagian atau sub bagian/seksi tersebut saling berhubungan dan/atau berkaitan untuk bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh sebab itu bila salah satu sub bagian/seksi tidak dapat berfungsi atau tidak dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik, maka akan berpengaruh pula pada sub bagian/seksi yang lain dan pada akhirnya operasional secara keseluruhan bagian Divisi Kamar (Room Division) akan terganggu.

Alas dasar hal-hal tersebut di atas, maka koordinasi yang baik antar sub bagian/seksi sangat diperlukan. Adapun pengertian koordinasi itu sendiri adalah proses memadukan kegiatan, tindakan dan tujuan dan masing-masing bagian, sub bagian/seksi atau unit dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Koordinasi dapat dilakukan kedalam (Internal Coordination) yaitu antara sub bagian/seksi dalam organisasi bagian Division Kamar (Rooms Division), misalnya koordinasi antara sub bagian Kamar (Floor section) dengan bagian Penerima Tamu (Reception) tentang kamar-kamar tamu yang siap untuk dijual hari ini, atau dapat dilakukan keluar (External Coordination) antara bagian Tata Graha (Housekeeping Department) dengan bagian lain, seperti dengan bagian Kantor Depan Hotel (Front Office Department), bagian Makanan dan Minuman (Food and Beverage Department), bagian Personalia dan sebagainya. Dengan uraian tersebut di atas, maka dapat dikatakan bahwa koordinasi bagian Divisi Kamar (Roam  Division) dengan bagian-bagian yang lain adalah sangat penting, hal tersebut karena dengan koordinasi yang baik dapat mengurangi percekcokan atau perselisihan dan tumpang tindih dalam mengerjakan suatu pekerjaan, kemudian dengan koordinasi yang baik juga diharapkan dapat menumbuhkan rasa saling pengertian dan saling memperhatikan satu dengan yang lain, dan tentunya juga efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan.